Tipos de firma digital: diferencias y cuándo usar cada una

En los últimos años, la firma digital se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas, profesionales y administraciones públicas que necesitan agilizar sus procesos y garantizar la seguridad en sus transacciones electrónicas. 

Pero, ¿sabías que no todas las firmas digitales son iguales? De hecho, existen distintos tipos en función del nivel de seguridad, la validez legal y las aplicaciones específicas. Elegir la opción incorrecta podría suponer retrasos, disputas legales o incluso riesgos de fraude.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital es un mecanismo tecnológico que permite autenticar la identidad del firmante de un documento y garantizar que su contenido no ha sido modificado desde el momento de la firma. A diferencia de una firma escaneada o “digitalizada”, que solo es una imagen, la firma digital está respaldada por tecnología criptográfica, lo que le confiere un nivel de seguridad y validez legal mucho mayor.

Funciona a través de un sistema de claves:

• Clave privada: exclusiva del firmante y utilizada para generar la firma.
• Clave pública: compartida con el receptor para verificar la autenticidad de la firma.

Este proceso garantiza que el documento esté protegido frente a accesos no autorizados y que mantiene la confidencialidad de la información. Además, cada firma digital se vincula a un certificado digital emitido por una autoridad certificadora, lo que garantiza que la identidad del firmante es verificable.

La principal función de la firma digital es:

• Autenticar al firmante: confirmando quién ha firmado el documento.
• Proteger la integridad: asegurando que el contenido no se haya alterado.
• Facilitar el cumplimiento legal: generando evidencia válida en múltiples jurisdicciones.
• Digitalizar procesos: reduciendo el uso de papel y optimizando tiempos.
• Garantizar el no repudio: evitando que el firmante niegue su participación.

Tipos de firma digital

En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS distingue tres tipos principales de firma digital: simple, avanzada y cualificada. 

Firma electrónica simple

La firma electrónica simple es la forma más básica de firma digital. No requiere dispositivos avanzados ni certificados digitales. Generalmente, se trata de marcar una casilla, introducir un código PIN o simplemente escribir un nombre en un formulario digital.

Su configuración es rápida y sencilla, pero presenta ciertas limitaciones: no permite identificar al firmante de manera inequívoca ni garantiza la integridad total del documento. Por eso, su uso es recomendable en situaciones de bajo riesgo legal, como:

• Aceptación de términos y condiciones de sitios web.
• Validación de días de vacaciones de un empleado.
• Formularios internos o aprobaciones rutinarias.

Existen variantes de la firma simple que añaden seguridad adicional, como:

• Firma digital SMS OTP: se envía un código al teléfono registrado del firmante, útil para transacciones de bajo riesgo en banca o plataformas SaaS.
• Firma simple con doble factor: se autentica al firmante mediante un código OTP (One Time Password).
• Firma simple certificada: utiliza un certificado digital para añadir verificación.

Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada (AES) ofrece un nivel superior de seguridad. Diseñada para garantizar que:

1. La firma está vinculada de manera única al firmante.
2. Es posible identificar al firmante de forma confiable.
3. El firmante tiene control exclusivo sobre los datos de creación de la firma.
4. Cualquier alteración posterior del documento es detectable.

Para lograr esto, las plataformas avanzadas combinan tecnologías como:

• Sellos de tiempo que garantizan que los datos existían en un momento determinado.
• Geolocalización y registro de la hora de la firma.
• Captura de datos biométricos (presión y trazos del firmante).
• Cifrado que impide modificaciones tras la firma.

Su caso de uso es amplio y va desde contratos comerciales y acuerdos financieros hasta trámites administrativos en los que se requiere evidencia legal sólida. Incluso existe la firma avanzada biométrica certificada, que añade certificación digital y autenticación biométrica, ideal para operaciones de alto riesgo.

Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada (QES) representa el nivel más alto de seguridad y validez legal en la UE. Es una firma avanzada que utiliza:

• Certificados cualificados emitidos por autoridades certificadoras acreditadas.
• Dispositivos seguros de creación de firma.

Se utiliza principalmente para trámites con la administración pública, como:

• Declaraciones de impuestos.
• Solicitudes de plazas de empleo público.
• Trámites sanitarios o legales de alto riesgo.

Aunque es la opción más segura, su implementación requiere más recursos y procedimientos, lo que la hace menos práctica para procesos internos de empresas con alto volumen de firmas.

Diferencias entre los distintos tipos de firma digital

Aunque las tres firmas reconocidas por eIDAS son legalmente válidas, cada una de ellas ofrece un nivel de seguridad y evidencia legal distintos. 

Tipo de firma	Seguridad	Identificación del firmante	Integridad del documento	Casos de uso recomendados
Simple	Básica	Limitada	No garantiza modificaciones	Términos y condiciones, formularios internos
Avanzada	Alta	Vinculada al firmante	Detecta cambios	Contratos comerciales, documentos legales
Cualificada	Máxima	Certificada por autoridad	Detecta cambios	Trámites con la administración, documentos críticos

La principal diferencia radica en la capacidad de vincular la identidad del firmante al documento y de protegerlo frente a alteraciones. Una firma simple puede ser suficiente para operaciones cotidianas, mientras que la avanzada y cualificada se recomiendan para procesos legales y transacciones sensibles.

Cuándo usar cada tipo de firma

La elección del tipo de firma digital dependerá del nivel de riesgo, la relevancia legal del documento y la rapidez que se requiere en el proceso.

Firma simple

• Ideal para documentos de bajo riesgo o internos.
• Rápida y económica.

Ejemplo: aceptación de políticas internas de una empresa o solicitud de vacaciones.

Firma avanzada

• Adecuada para contratos y documentos legales con implicaciones comerciales o financieras.
• Permite trazabilidad y auditoría completa.

Ejemplo: contratos B2B, acuerdos de inversión, contratación de servicios complejos, etc.

Firma cualificada

• Requerida para trámites oficiales con autoridades públicas o documentos críticos.
• Máxima seguridad y validez legal.

Ejemplo: presentación de impuestos, expedientes judiciales, validación de certificados médicos oficiales, etc.En la práctica, muchas empresas adoptan una estrategia combinada, usando firmas simples para procesos internos rápidos, avanzadas para transacciones comerciales y cualificadas para interacciones con la administración. De esta forma, además de optimizar costes, nos aseguramos de que cada documento se gestione con el nivel de protección y validez legal adecuado.

LexDoka y la firma digital: eficiencia, seguridad y cumplimiento al alcance de tu empresa

Así pues, la firma digital se ha convertido en una herramienta fundamental para cualquier empresa que busque optimizar procesos, garantizar la seguridad de sus documentos y cumplir con la normativa legal. 

Con LexDoka, podrás implementar de manera sencilla los distintos tipos de firma digital. De esta forma, no sólo podrás acelerar los procesos internos, sino también fortalecer la confianza con tus socios, clientes y proveedores.