En la actualidad, la competencia en el mundo empresarial es cada vez mayor. Las demandas de los clientes cambian a gran velocidad, lo que hace que las marcas tengan que ir adaptándose rápidamente para seguir siendo relevantes. Pero, ¿cómo consiguen las empresas líderes seguir siendo productivas? La respuesta está en la automatización de procesos.
La automatización de procesos es un concepto que ha ido ganando cada vez más protagonismo a lo largo de los últimos años. Una estrategia que se basa en el uso de tecnologías y software para realizar tareas repetitivas o de rutina sin intervención humana con el objetivo de que los empleados puedan centrarse en tareas de mayor valor estratégico. Gracias a ello, es posible ahorrar tiempo, mejorar la calidad del producto, hacer un uso más óptimo de los recursos y tomar mejores decisiones.
Pero, ¿por qué es tan importante y qué beneficios puede aportar? A continuación, te explicamos con todo detalle qué es la automatización de procesos, cómo puede mejorar la eficiencia empresarial y cómo implementarla para optimizar el flujo de trabajo de tu negocio.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en el uso de herramientas de software y otras tecnologías para llevar a cabo tareas y procesos empresariales de forma automática. El objetivo es reemplazar aquellas tareas repetitivas que consumen más tiempo y recursos por sistemas que las realicen de una manera más rápida y eficiente. De esta forma, es posible centrar los esfuerzos en áreas que realmente generen valor.
Pero además, la automatización de procesos también ayuda a mejorar la calidad de los procesos y a acelerar el ciclo de producción, evitando errores humanos y agilizando la toma de decisiones basadas en datos. La clave está en identificar aquellas tareas más mecánicas que pueden ser estandarizadas y gestionadas por máquinas.
Una práctica que actualmente se encuentra ampliamente extendida en sectores como la manufactura, la gestión de recursos humanos, la atención al cliente y la contabilidad. Pero además, su alcance sigue creciendo gracias a los avances en inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (machine learning) y automatización inteligente.
¿Por qué la automatización de procesos puede mejorar la eficiencia empresarial?
En el ecosistema empresarial actual, es fundamental estar preparados para adaptarse a los rápidos cambios del mercado. En este sentido, es necesario contar con procesos ágiles y eficientes que permitan garantizar la supervivencia del negocio.
Es precisamente aquí donde entra en escena la automatización de procesos, que permite disfrutar de una serie de beneficios muy interesantes:
1. Reducción de costos operativos
Según un informe de PwC, la automatización puede reducir los costes de procesamiento hasta en un 33%, lo que se traduce en un considerable ahorro. Al eliminar tareas manuales y mejorar la productividad, las empresas pueden destinar sus recursos a otras áreas que reporten más beneficios, como la innovación y el desarrollo.
2. Mejora en la velocidad y agilidad
De acuerdo con un informe de McKinsey, la automatización de la cadena de suministro puede reducir los plazos de entrega en un 50%, mejorando así la satisfacción del cliente y brindando a la empresa cierta ventaja sobre la competencia. De esta forma, las empresas pueden responder de una manera más efectiva ante los cambios de la demanda o las exigencias de los consumidores.
3. Optimización de la calidad y la precisión
La automatización reduce el margen de error humano, mejorando la calidad de los productos y servicios. Además, permite que los procesos se realicen siempre de manera más estandarizada, obteniendo siempre resultados precisos.
4. Mejora en la toma de decisiones
Según un estudio de Forrester, la automatización puede reducir los tiempos de toma de decisiones hasta en un 90%, permitiendo a las empresas adaptarse más rápido a los cambios del mercado, anticipándose a las tendencias y ajustando su estrategia de una manera más eficaz.
5. Ahorro de tiempo
Las tareas manuales y repetitivas, como la introducción de datos o la programación de citas, pueden requerir mucho tiempo. La automatización elimina estos procesos, liberando a los empleados para que puedan centrarse en tareas más creativas o de mayor valor.
6. Mejor cumplimiento normativo
Gracias a la automatización, las empresas pueden tener una mejor trazabilidad de sus procesos y acciones de cara al cumplimiento normativo, lo que es obligatorio, por ejemplo, en sectores como el financiero o el sanitario. La automatización garantiza que todos los pasos se realicen siguiendo los patrones establecidos, reduciendo el riesgo de errores y sanciones.
Ejemplos de automatización de procesos
Dentro de una empresa, hay numerosas áreas que pueden beneficiarse de la automatización de procesos:
Gestión de personal
La automatización puede resultar de gran utilidad para optimizar los procesos de selección, el onboarding, la formación y la gestión de las nóminas, reduciendo enormemente la carga administrativa y mejorando significativamente el bienestar de los trabajadores.
Facturación
La automatización de la facturación permite generar las facturas más rápidamente, eliminando errores y agilizando el proceso de cobro.
Atención al cliente
Los chatbots basados en inteligencia artificial pueden manejar las consultas más habituales de los clientes, proporcionando respuestas rápidas sin necesidad de intervención humana.
Automatiza la gestión de los contratos de tu empresa y ahorra tiempo gracias a LexDoka
Así pues, la automatización de procesos es una estrategia fundamental para mejorar la eficiencia, reducir los costes y mejorar la competitividad. Permitiendo a las empresas operar de manera más ágil, reducir la tasa de errores y mejorar la experiencia tanto de los clientes como de los propios empleados. En este sentido, una de las áreas que más se beneficia de la automatización es la gestión de contratos. Gracias a herramientas como LexDoka, podemos simplificar y automatizar todo el proceso relacionado con la creación, firma y gestión de documentos contractuales.
Además de poder crear plantillas personalizadas adaptadas a nuestro negocio, LexDoka permite llevar a cabo una revisión y aprobación más ágil de los documentos, agilizando las negociaciones. Y la firma electrónica integrada permite firmar desde cualquier lugar, sin configuraciones complicadas ni costes extra.
Una vez firmados, los contratos se almacenan en un repositorio centralizado en la nube, con acceso seguro y funciones de búsqueda inteligente. Pudiendo disfrutar, además, de notificaciones automáticas para recordatorios, lo que mejora enormemente la gestión y el seguimiento de los contratos de la empresa.
¿Aún no tienes automatizados este tipo de procesos en tu negocio? No esperes más y empieza ya a ahorrar tiempo y a mejorar la eficiencia de tu empresa.
