En los últimos años, los dispositivos móviles han ido ganando cada vez más protagonismo, permitiéndonos realizar llamadas, navegar por internet y hacer compras. Pero también han cambiado por completo la manera en la que gestionamos tareas laborales y personales.
En este sentido, una de las tareas que más ha evolucionado es la firma de documentos, que tradicionalmente estaba relacionada con el uso de papel, tinta y las visitas a la impresora.
Hoy en día, ya no es necesario imprimir un contrato para firmarlo. Gracias a las aplicaciones móviles y a herramientas digitales como LexDoka, podemos firmar documentos en cualquier momento y desde cualquier parte, lo que facilita considerablemente la automatización de este tipo de tareas.
Pero, ¿es seguro hacerlo? ¿Cómo firmar un documento en el móvil? A continuación, te explicamos cómo hacerlo de manera rápida y sencilla, cuáles son sus ventajas y las mejores herramientas disponibles.
¿Es seguro firmar documentos en el móvil?
Es lógico que, al tratarse de documentos legales y compromisos importantes, nos surjan ciertas dudas sobre si realmente es seguro realizar este tipo de firmas desde un dispositivo móvil.
La respuesta es SÍ, siempre y cuando utilices herramientas adecuadas que garanticen la autenticidad de la firma. Si utilizas aplicaciones reconocidas y con protocolos de seguridad, firmar documentos desde tu móvil puede ser tan seguro como hacerlo en papel.
- Lo primero que debes hacer es averiguar si la plataforma o la aplicación que vas a utilizar cuenta con un buen sistema de cifrado. De esta forma, podrás tener la tranquilidad de que la información que vas a transmitir y el documento que estás firmando están protegidos frente a accesos no autorizados.
- Además, debes saber que existen diferentes tipos de firma electrónica, desde las más simples, como las que puedes crear dibujando tu firma en la pantalla, hasta firmas más complejas que incluyen certificados digitales o autenticación biométrica, que ofrecen una validez jurídica mucho más alta.
Ventajas de firmar documentos en el móvil
Firmar documentos en el móvil no solo resulta más cómodo, sino que además ofrece otras muchas ventajas en términos de eficiencia, ahorro y sostenibilidad.
Ahorro de tiempo
No es necesario imprimir, firmar a mano, escanear y reenviar el documento en papel. Con la firma electrónica, puedes completar todo este proceso en cuestión de minutos, sin moverte de donde estés. Pudiendo incluso hacerlo desde otros dispositivos.
Reducción de costos
Al eliminar la necesidad de papel, tinta, impresoras y transporte de documentos, las empresas pueden reducir significativamente sus costos operativos. Este ahorro de recursos no solo es beneficioso para el bolsillo, sino también para el medio ambiente, ya que contribuye a la disminución del consumo de papel y otros materiales.
Mayor control y seguimiento
Cuando firmas un documento en el móvil, puedes conocer inmediatamente el estado del proceso de firma, ya que muchas aplicaciones ofrecen seguimiento en tiempo real, permitiendo saber si el documento ha sido recibido, firmado y cuándo está listo para su archivado o enviado. De esta forma, se agiliza enormemente la gestión y podemos tener la tranquilidad de que los plazos se cumplan.
Accesibilidad y flexibilidad
La posibilidad de firmar documentos en el móvil nos permite trabajar de forma remota, lo que resulta ideal para profesionales que necesitan gestionar documentos mientras se encuentran fuera de la oficina.
¿Cómo firmar documentos en el móvil?
Actualmente, podemos encontrar diversas aplicaciones para firmar documentos en el móvil, tanto gratuitas como de pago. Algunas de las más populares son las siguientes.
1. Adobe Fill & Sign
Uno de los métodos más sencillos y conocidos para firmar documentos en formato PDF a través del móvil es Adobe Fill & Sign. Eso sí, hay que tener en cuenta que el nivel de seguridad no es tan alto como el de otras opciones más avanzadas, lo que puede no ser suficiente en casos de documentos sensibles.
¿Cómo funciona?
- Descarga la aplicación (disponible tanto para iOS como para Android).
- Abre el documento PDF que necesitas firmar desde la aplicación.
- Toca el icono de la firma en la barra de herramientas.
- Dibuja tu firma con el dedo sobre la pantalla o utiliza una firma previamente guardada.
- Guarda el documento firmado o compártelo directamente desde la aplicación.
2. Apple Markup (solo iPhone)
Si eres usuario de iPhone, a través de la opción «Markup» en el visor de documentos, puedes insertar tu firma fácilmente, sin necesidad de descargar aplicaciones adicionales. Un método rápido y sencillo, pero, como en el caso de Adobe Fill & Sign, tiene un nivel de seguridad muy básico, por lo que no es la mejor opción para documentos con validez legal.
¿Cómo funciona?
- Abre el documento PDF en la app Archivos o Mail.
- Toca el icono de lápiz en la parte superior de la pantalla.
- Selecciona el icono de «+» y elige la opción «Firma».
- Dibuja tu firma y colócala donde quieras dentro del documento.
- Guarda el archivo firmado.
3. PortaSigma
Si buscas una opción más segura y profesional para firmar documentos, especialmente para contratos legales y acuerdos comerciales, es recomendable usar servicios como PortaSigma, cuya firma electrónica es más avanzada. Utiliza certificados digitales y autenticación en dos pasos para garantizar que el proceso de firma sea completamente válido y confiable.
¿Cómo funciona PortaSigma?
- Accede al portal de PortaSigma desde tu móvil.
- Carga el documento que necesitas firmar.
- Elige el tipo de firma electrónica que necesitas: desde firmas simples hasta firmas avanzadas con autenticación biométrica.
- Completa el proceso de validación y firma el documento.
- Guarda o comparte el documento firmado según sea necesario.
LexDoka: La plataforma para gestionar y firmar contratos de manera eficiente
Aunque estas aplicaciones permiten firmar documentos de forma rápida y segura, sin necesidad de imprimir ni escanear, si buscas una plataforma integral que optimice todo el proceso, desde la creación hasta la firma y archivo, LexDoka es tu mejor aliado.
Una plataforma que transforma la gestión de contratos en una tarea ágil, segura y altamente eficiente. No solo podrás firmar documentos desde tu móvil, sino también gestionar todo el ciclo de vida de tus contratos.
Automatización de la gestión de contratos
Una de las principales ventajas de usar LexDoka es su capacidad en la automatización de contratos, que involucra la creación y la firma de los contratos. A través de plantillas personalizables y una interfaz intuitiva, la plataforma permite crear contratos de forma rápida, reduciendo el riesgo de errores humanos y mejorando la productividad.
Firma electrónica integrada
LexDoka integra una firma electrónica fácil de usar, que permite firmar documentos de manera rápida y segura desde cualquier dispositivo. Además, la plataforma permite enviar recordatorios automáticos a los firmantes, acelerando aún más el proceso de aprobación de documentos.
Negociaciones optimizadas
Gracias a sus herramientas de negociación guiadas, LexDoka agilidad la negociación de los acuerdos, garantizando una mayor transparencia y trazabilidad completa. De esta forma, todos los involucrados pueden estar al tanto del estado del contrato en todo momento, mejorando la comunicación y la efectividad de las negociaciones.
Almacenamiento y gestión inteligente
Toda la información sobre los contratos está centralizada en un repositorio en la nube, lo que facilita el acceso, la búsqueda y el seguimiento de los documentos. Contando además con alertas y notificaciones para fechas importantes, como la renovación o la finalización de un contrato.
Gracias a todo ello, con Lexdoka podrás simplificar la gestión de tus contratos y ahorrar tiempo y recursos. Si quieres saber cómo podemos, no dudes en solicitarnos una demostración. ¡Dí adiós al papel y da la bienvenida al mundo digital!
