A lo largo de las últimas décadas, la eficiencia se ha convertido en un imperativo para sobrevivir en el mercado. En este sentido, una de las tareas que más tiempo y errores puede ahorrar a una empresa es la creación automática de documentos.
Pero, ¿qué supone realmente automatizar toda nuestra documentación documental? ¿Qué beneficios puede ofrecernos? Si estás valorando la opción de digitalizar algunos de los procesos de tu empresa y tienes algunas dudas, a continuación te explicamos cómo hacerlo y qué herramientas pueden ayudarte a agilizar el trabajo.
¿En qué consiste la creación automática de documentos?
La creación automática de documentos implica utilizar plataformas tecnológicas para generar documentos completos, personalizados y listos para su uso, en base a ciertas variables previamente definidas, sin intervención manual más allá de validar y ajustar ciertos detalles puntuales.
Un proceso que puede aplicarse a una amplia variedad de documentos: contratos laborales, acuerdos de confidencialidad (NDA), certificados, informes técnicos, partes de trabajo y propuestas comerciales, por ejemplo. Pero lo más relevante es cómo se hace:
- Se parte de plantillas predefinidas y bien estructuradas.
- Se recogen datos o respuestas a través de formularios dinámicos.
- Se procesan reglas y condiciones que adaptan el contenido automáticamente.
- El resultado es un documento listo para ser firmado, enviado o archivado.
De esta forma, además de ahorrar tiempo, también evitarás errores humanos, todo el proceso quedará perfectamente registrado y podrás tener la tranquilidad de estar cumpliendo con la normativa.
Ventajas de la creación automática de documentos
A continuación, te explicamos cuáles son las principales ventajas de la creación automática de documentos:
Ahorro de tiempo (¡y dinero!)
Automatizar tus documentos te permitirá reducir los tiempos de redacción de horas a minutos… o incluso segundos.
Por ejemplo, imagina que tienes una empresa que instala sistemas de aire acondicionado. Cada cliente requiere un contrato diferente en función del tipo de instalación, el equipo, la normativa local, etc. Si el técnico tarda entre 10 y 15 minutos por cliente en redactarlo todo a mano, con una herramienta automatizada, podría hacerlo en menos de 30 segundos, lo que supone decenas de horas menos al mes.
Menos errores, más confianza
Todos cometemos errores. Y los errores en documentos legales o comerciales pueden tener graves consecuencias. La automatización garantiza que la estructura del documento sea más coherente, más precisa y que se ajuste a las normativas legales.
Si alguna cláusula ha cambiado debido a la publicación de una nueva ley, debe actualizarse en la plantilla base y, desde ese momento, todos los documentos que se vayan creando incluirán ese cambio. De esta forma, se evitan omisiones, confusiones y malentendidos con clientes o proveedores.
Personalización sin límites
¿Necesitas generar 50 contratos diferentes para distintos clientes? Si contamos con herramientas automáticas, no hay problema. Solo tenemos que establecer las variables necesarias y dejar que la plataforma trabaje por nosotros.
Ideal para empresas con un alto volumen de contratos similares pero con pequeños matices personalizados. Por ejemplo, agencias de empleo, consultoras, inmobiliarias o cualquier negocio B2B.
Escalabilidad sin esfuerzo
A medida que una empresa crece, también crece su necesidad documental. Más empleados, más acuerdos, más clientes y más contratos. Sin automatización, ese crecimiento requerirá cada vez más personal administrativo. En cambio, gracias a la automatización, puedes crecer sin multiplicar recursos.
Control y cumplimiento
Con una herramienta adecuada puedes establecer quién puede generar qué documentos, cómo deben aprobarse y en qué punto deben intervenir los responsables legales. De esta forma, se mejora el control interno, se reducen los riesgos y se garantiza el cumplimiento normativo.
Además, muchas plataformas permiten integraciones con CRM, ERP o sistemas de firma digital, permitiendo cerrar el ciclo completo sin necesidad de imprimir ni enviar el documento por email.
Simplifica y acelera la creación de tus contratos
Gracias a LexDoka, puedes olvidarte de procesos manuales y monótonos, y crear contratos profesionales, personalizados para cada cliente, con solo unos clics.
Optimiza todo el ciclo de vida de tus contratos
LexDoka es una solución global para optimizar todas las etapas del ciclo de vida de tus contratos (CLM), desde la creación del documento hasta su aprobación y firma. Pensada para que cualquier usuario sin conocimientos técnicos pueda crear contratos estandarizados o personalizados de manera ágil y profesional.
- Crea documentos en minutos, no en horas.
- Personaliza las cláusulas, las condiciones y las partes implicadas.
- Establece flujos de aprobación automáticos.
- Minimiza errores.
Despídete de las tareas manuales y repetitivas
Facilita la creación de múltiples contratos con detalles únicos sin tener que redactarlos desde cero. Solo debes introducir las variables específicas, responder algunas preguntas clave y LexDoka se ocupará de crear el documento final en pocos segundos.
Ahorra tiempo, reduce costes
Cada contrato que antes tardabas una hora en elaborar, ahora lo puedes generar en apenas 5 minutos. Lo que nos deja más tiempo para vender, gestionar clientes o desarrollar nuevos productos. Con lo cual, el ahorro, tanto en recursos humanos como en costes administrativos, es inmediato.
¿Cómo funciona?
- Elige o sube una plantilla: usa una de las más de 100 plantillas de LexDoka o alguna de las tuyas propias.
- Introduce variables: nombre del cliente, duración del contrato, importe, cláusulas especiales, etc.
- Previsualiza y ajusta: revisa el documento y realiza los ajustes que sea necesario.
- Añade a los firmantes: envía el documento para que sea aprobado y firmado electrónicamente.
- Archiva y sigue: guárdalo todo en tu gestor documental o CRM.
¿Cuánto dinero y tiempo estás perdiendo cada mes por no automatizar la creación de tus documentos? Olvídate del papeleo manual. No más errores, no más tareas repetitivas. Adapta los modelos de tu empresa a los mejores estándares de digitalización. Agenda una demo con nosotros hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a transformar tu negocio
