¿Sabías que uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier empresa a diario es la correcta gestión de sus documentos legales? Fundamentales para garantizar la validez y la legalidad de los procesos.
En este sentido, la digitalización de los documentos, además de ayudar a mejorar la productividad, también ayuda a reducir los costes, a ahorrar tiempo y a evitar posibles conflictos legales.
¿Qué son los documentos legales?
Los documentos legales sirven para formalizar acuerdos y transacciones, recogiendo los derechos y obligaciones de las partes involucradas. Con lo cual, juegan un papel clave a la hora de regular situaciones tanto personales como empresariales.
Dentro del contexto empresarial, pueden abarcar una amplia variedad de cuestiones relacionadas con los clientes, los empleados, los proveedores y los accionistas. Por ejemplo, puede ser un contrato de trabajo, un acuerdo de compraventa, una política de privacidad o los estatutos de una empresa.
¿Por qué son importantes los documentos legales?
La gestión de los documentos legales no solo es importante para cumplir con las leyes, sino también porque establece una base sólida para las relaciones dentro de la empresa, permitiendo a las partes involucradas consultar las condiciones acordadas y sirviendo como prueba en caso de disputa.
Por ejemplo, imagina que surge un desacuerdo entre la empresa y un proveedor sobre los términos de pago. Si la empresa tiene un contrato bien redactado y firmado, este puede servir como prueba en caso de que el caso haya que llegar a los tribunales. De lo contrario, la situación podría convertirse en una pesadilla legal.
Pero además, pueden evitar confusiones y malentendidos, ayudando a esclarecer la duración de un contrato, las obligaciones y los derechos de ambas partes, evitando así futuras discrepancias.
¿Por qué es tan importante su gestión?
Como ya hemos dicho, la gestión de los documentos legales es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, evitar conflictos y proteger los derechos de la empresa y sus colaboradores. Pero, para ello, es importante saber organizarlos, almacenarlos y localizarlos cuando sea necesario.
En una empresa, puede haber cientos o incluso miles de archivos: contratos, acuerdos, facturas, permisos, licencias, etc. Por este motivo, es imprescindible implementar un software de gestión documental eficaz que permita a la empresa organizar, almacenar y acceder fácilmente a sus archivos. De lo contrario, podría enfrentarse a graves problemas:
- Multas y sanciones: no cumplir con los plazos de los documentos legales puede dar lugar a multas y sanciones por parte de las autoridades.
- Conflictos legales: la falta de documentación adecuada puede generar disputas legales entre todas las partes involucradas.
- Pérdida de tiempo: la búsqueda manual de los documentos puede llevar mucho tiempo, reduciendo la productividad de la empresa.
- Impagos sin respaldo jurídico: La ausencia de un documento legal puede dejarte sin respaldo ante un conflicto económico, dificultando cualquier intento de reclamar un pago pendiente.
Tipos de documentos legales
Cada documento tiene un propósito específico dentro de la actividad diaria de la empresa. Siendo los siguientes algunos de los más habituales:
1. Contratos y acuerdos
Los contratos son los documentos legales más comunes. Sirven para formalizar acuerdos y establecer las condiciones bajo las que se realizarán ciertos servicios o transacciones, por eso es clave contar con un buen sistema de gestión de contratos. Por ejemplo, contratos de compraventa, de arrendamiento o de trabajo.
2. Políticas y procedimientos internos
Las políticas internas son documentos que marcan las reglas y directrices dentro de la empresa. Normalmente, incluyen normativas sobre el comportamiento de los empleados, las prácticas de seguridad, las políticas de privacidad y la protección de datos, por ejemplo. Pero también pueden recoger los procedimientos internos para llevar a cabo ciertas actividades o procesos dentro de la empresa.
3. Escrituras y títulos de propiedad
Estos documentos son esenciales para probar la propiedad de un bien, tanto de un inmueble como de cualquier otro tipo de activo. Los títulos y las escrituras de propiedad sirven como prueba de que una persona o entidad es la propietaria legal de un bien. Además, sirven para formalizar las transacciones de compraventa y llevar a cabo la transferencia de propiedades.
4. Declaraciones juradas y certificaciones
Las declaraciones juradas son documentos en los que una persona o entidad certifica que la información que se está proporcionando es verdadera y correcta. Generalmente, se utilizan en situaciones en las que es necesaria una garantía formal de la veracidad de un hecho.
Las mejores prácticas para la gestión de tus documentos legales
Aunque gestionar documentos legales no es complicado, sí se requiere de ciertas estrategias y herramientas. En este sentido, algunas de las prácticas recomendadas para mejorar la gestión de tus documentos son las siguientes:
1. Digitaliza tus documentos
El primer paso para una gestión más eficiente es la digitalización. Escanear todos los documentos y almacenarlos en formato digital permite acceder a ellos más rápidamente y garantiza que no se pierdan.
2. Centraliza los documentos en un repositorio único
Utilizar un sistema de gestión documental centralizado permite tener todos tus documentos legales en un mismo lugar, facilitando tanto la búsqueda como el acceso a ellos. Especialmente útil cuando se manejan grandes volúmenes de documentos.
3. Categoriza y clasifica los documentos
Una vez digitalizados, debemos clasificarlos en diferentes categorías, como contratos, políticas o permisos. De esta forma, podremos localizarlos rápidamente cuando los necesitemos y evitaremos que se mezclen con otros documentos menos importantes.
4. Utiliza un software de gestión documental
El uso de un software especializado para la gestión de documentos nos permite automatizar muchos de los procesos involucrados en la organización y el almacenamiento de documentos. Desde la clasificación hasta el control de versiones y el establecimiento plazos de vencimiento para ciertos documentos.
5. Implementa sistemas de firma electrónica
La firma electrónica es una forma segura y legalmente válida de firmar documentos. Al implementar este tipo de sistemas, puedes agilizar la firma de contratos y otros documentos, ahorrando mucho tiempo.
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