La gestión de los contratos se ha convertido en un pilar fundamental para garantizar el éxito de cualquier negocio. Un proceso que abarca desde la revisión y negociación hasta la realización y el seguimiento de los acuerdos.
Imagina, por ejemplo, qué pasaría si un contrato se extraviara o si se pasara por alto una fecha límite importante. Además, de generar mucho estrés, este tipo de situaciones pueden traer consigo graves consecuencias legales y económicas, por lo que es fundamental que las empresas lleven a cabo una gestión eficiente que ayude a simplificar la gestión de los contratos, a optimizar los recursos y a evitar riesgos.
En este sentido, la automatización de los procesos de gestión de contratos juega un papel clave, pudiendo marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Afortunadamente, hoy en día, la tecnología ofrece soluciones muy potentes para ello, permitiendo ahorrar mucho tiempo y evitando costosos errores.
¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos no es solo una tarea administrativa, sino que juega un papel estratégico en la empresa. Gracias a ello, podemos identificar y mitigar los potenciales riesgos, lo que además de evitar problemas legales, contribuye a mejorar las relaciones con los clientes.
Se trata de asegurarse que cada contrato esté bien redactado, firmado y guardado, garantizando que cumpla con todos los términos establecidos. Una labor fundamental para cualquier negocio que mantenga acuerdos de colaboración con otras empresas o individuos.
En este sentido, incluye una serie de pasos que pueden influir en el éxito del contrato y, por ende, en la relación comercial entre las partes involucradas: la creación, la revisión, la negociación, la ejecución y el seguimiento de los contratos.
- Creación: implica redactar el contrato de acuerdo con los términos acordados.
- Revisión: es la fase en la que todos los involucrados revisan cada aspecto del contrato para asegurar que todo está correcto antes de mandarlo a negociar.
- Negociación: es la fase en la que las partes discuten los términos y condiciones del contrato.
- Ejecución: hace referencia a la implementación de las obligaciones y derechos establecidos en el contrato.
- Administración: esta fase incluye el seguimiento del cumplimiento del contrato y la gestión de cualquier cambio que pueda surgir.
Beneficios de la gestión de contratos
Implementar un buen sistema de gestión de contratos permite disfrutar de múltiples beneficios, como la mejora de la productividad y la imagen, la reducción de riesgos y la optimización de los costes operativos.
1. Ahorro de tiempo y costes operativos
La mecanización de tareas repetitivas, como la creación y almacenamiento de documentos, permite que los empleados puedan centrar sus esfuerzos en tareas más importantes, contribuyendo a reducir considerablemente los costes de creación, mantenimiento y manejo de contratos.
2. Mejora en la productividad
La rapidez a la hora de crear y aprobar los contratos ayuda a evitar retrasos en las negociaciones y a mejorar la gestión de los términos y obligaciones.
3. Reducción de riesgos
Al establecer claramente los términos y obligaciones desde el principio, las posibilidades de que se produzcan conflictos o malentendidos son menores, reduciendo los riesgos de acuerdos mal redactados. Además, un seguimiento adecuado también permite detectar y abordar problemas de incumplimiento de manera oportuna.
4. Mejora de la colaboración
Un acceso centralizado a los documentos permite que todas las partes interesadas puedan trabajar conjuntamente en el proceso de creación, gestión y seguimiento, ayudando a mejorar la comunicación y a fortalecer las relaciones tanto a nivel interno como externo.
Etapas del proceso de gestión de contratos
La gestión de los contratos se divide en varias etapas que guían el proceso, siendo fundamental conocerlas para llevar a cabo una gestión más eficaz y asegurar que se contemplen todos los aspectos más importantes del contrato:
1. Solicitud de contrato
La primera fase es la solicitud del contrato. Las partes involucradas expresan lo que esperan obtener del acuerdo, por lo que es esencial definir con claridad todos los objetivos y expectativas para evitar problemas en el futuro.
2. Redacción del contrato
Esta etapa implica poner por escrito todos los términos y condiciones acordados durante las negociaciones previas. Para evitar confusiones, es fundamental que todos los términos se redacten de forma clara y precisa.
3. Negociación del contrato
Durante la fase de negociación, las partes discuten y acuerdan los términos finales. Con el objetivo de que la relación comercial sea positiva, es conveniente que ambas partes se sientan cómodas con los acuerdos alcanzados.
4. Aprobación de contrato
Una vez negociados y acordados los términos, el contrato debe pasar por un proceso de aprobación. Es el momento en el que todas las partes involucradas revisan y validan el contenido antes de proceder a la firma.
5. Firma del contrato
Hoy en día, el uso de herramientas de firma electrónica facilita mucho este proceso, permitiendo que todas las partes puedan firmar de manera rápida y segura, sin necesidad de hacerlo de manera presencial.
6. Cumplimiento del contrato
Durante la fase de cumplimiento, todas las partes deben reconocer y llevar a cabo sus responsabilidades, hitos y fechas clave. Fundamental para garantizar que se cumplan todas las obligaciones contractuales.
7. Renovación del contrato
Si la relación entre las partes es beneficiosa y ambas desean continuar, se aplica la renovación del contrato. Para lo cual, es necesario revisar los términos actuales y realizar los ajustes que se consideren oportunos.
¿Cómo crear un proceso eficaz de gestión de contratos?
Además de seguir todos estos pasos, la gestión de contratos también requiere de la implementación de buenas prácticas que contribuyan al éxito a largo plazo:
Definir roles y responsabilidades
Para evitar confusiones y que cada tarea se lleve a cabo sin problemas, es fundamental que cada miembro del equipo tenga muy claras cuáles son sus responsabilidades.
Establecer un sistema de seguimiento
También es esencial implementar un sistema de seguimiento para monitorizar las fechas de vencimiento y las obligaciones contractuales. De esta forma, además de cumplir con los términos del contrato, también es posible anticipar cualquier problema que pueda surgir.
Utilizar plantillas estandarizadas
Contar con plantillas estandarizadas para los contratos más habituales puede suponer un gran ahorro de tiempo y reducir muchos errores. Incluso si necesitan adaptarse, proporcionan una base sólida que garantiza que no se pasen por alto los elementos más importantes.
Fomentar la comunicación
Para favorecer un ambiente en el que pueda discutirse abiertamente cualquier problema o preocupación, también es fundamental que exista una comunicación abierta y constante entre todas las partes involucradas en el proceso. De esta forma, es posible resolver conflictos antes de que vayan a más.
Implementar tecnología de apoyo
Plantearse la implementación de un software de gestión de contratos también puede ser una opción muy interesante. Herramientas como Lexdoka permiten automatizar muchas de las tareas relacionadas con la gestión de contratos, mejorando considerablemente la eficiencia y el control de los mismos.
Ventajas de la automatización de contratos
Además de simplificar los procesos, la automatización de contratos también ofrece otras muchas ventajas:
- Eficiencia mejorada: la automatización reduce el tiempo necesario para crear, revisar y firmar contratos, permitiendo que los equipos puedan dedicar su tiempo a otras actividades más importantes.
- Reducción de errores: al automatizar la redacción y el seguimiento, podemos reducir significativamente los errores humanos, garantizando que todos los términos se apliquen correctamente.
- Acceso centralizado: las soluciones de gestión de contratos permiten almacenar todos los documentos en una única plataforma, facilitando el acceso y la búsqueda de información relevante.
- Trazabilidad y control: la automatización permite llevar un seguimiento de cada etapa del proceso, garantizando que todos los plazos y obligaciones contractuales se cumplan.
¿Cómo optimizar y automatizar la gestión de contratos?
La automatización de la gestión de contratos permite a las organizaciones mejorar la eficiencia y prevenir errores. Gracias a ellos, las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos, y al mismo tiempo mantener un mayor control sobre sus acuerdos.
- Implementación de software especializado: una de las formas más efectivas de optimizar la gestión de contratos es a través de plataformas de gestión de contratos (CLM). Soluciones que permiten centralizar la documentación, llevar a cabo un seguimiento de las fechas más importantes y obtener un análisis de cumplimiento.
- Uso de plantillas y cláusulas predefinidas: crear plantillas estandarizadas para diferentes tipos de contratos puede acelerar el proceso de redacción y garantizar que se incluyan todos los elementos necesarios. Además, el uso de cláusulas predefinidas ayuda a minimizar errores y a que se cumplan los requisitos establecidos.
- Automatización de recordatorios y alertas: las herramientas de gestión de contratos pueden programar recordatorios automáticos para fechas clave, como vencimientos, renovaciones y revisiones. De esta forma, las empresas pueden mantener una actitud más proactiva y evitar penalizaciones o perder oportunidades.
- Integración con otras herramientas empresariales: la integración de software de gestión de contratos con otras aplicaciones empresariales (como CRM y ERP) favorece la coherencia y el flujo de información entre diferentes departamentos. De esta forma se favorece la colaboración y, al mismo tiempo, se garantiza que todos los equipos tengan acceso a la información más actualizada.
- Análisis y métricas: la automatización permite recopilar datos sobre el rendimiento de los contratos. Parámetros como el tiempo de ciclo de los contratos y el cumplimiento ofrecen información muy valiosa para poder identificar puntos de mejora e ir modificando nuestras estrategias.
- Capacitación continua: para mejorar la gestión de los contratos, es crucial proporcionar formación constante a los trabajadores para que aprendan a manejar perfectamente todas las herramientas y procesos.
¿Qué características debe reunir una buena herramienta para la automatización de contratos?
A la hora de elegir una herramienta para la gestión de contratos, hay ciertos aspectos que deben valorarse:
- Centralización de documentos: para facilitar la búsqueda y el seguimiento de documentos, la herramienta debe permitir un almacenamiento y un acceso sencillo a todos los contratos en un mismo lugar.
- Seguimiento del ciclo vital del contrato: para tener un control total de todo el proceso, la herramienta debe gestionar todas las fases, desde la creación y negociación hasta la ejecución y renovación.
- Integraciones: para mantener un flujo de información coherente y eficiente entre diferentes departamentos, es muy importante que la herramienta pueda integrarse con otras aplicaciones de la empresa, como CRM y ERP.
- Automatización de tareas repetitivas: las funciones que permiten automatizar tareas como el envío de recordatorios, la generación de informes y la firma electrónica pueden resultar de gran utilidad tanto para ahorrar tiempo como para minimizar errores.
- Análisis y reportes: con el objetivo de agilizar la toma de decisiones, la herramienta debe proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento de los contratos.
Gracias a Lexdoka, la gestión de tus contratos puede ser más eficiente. Pero además, te ayudará a ahorrar tiempo en cada fase, mejorando el rendimiento general. Un software que ofrece un control integral sobre el ciclo vital de los contratos, permitiendo optimizar todo el proceso, reducir los riesgos y mejorar la productividad, teniendo la tranquilidad de que la gestión de tus contratos se encuentra en buenas manos.
