Gestión de documentos en línea: ¿cuál es el mejor software?

¿Alguna vez te has preguntado cuántos archivos terminan perdidos entre carpetas desordenadas o bandejas de entrada saturadas? 

La gestión de documentos en línea no solo nos ayuda a mantenerlo todo en orden, sino también a ahorrar tiempo, mejorar la productividad y proteger la información más sensible de nuestra empresa. Además, con la gran cantidad de tareas que realizamos actualmente a distancia, es fundamental poder tener acceso a nuestros documentos desde cualquier lugar y dispositivo.

No importa si eres autónomo, PYME o microempresa, contar con un software de gestión documental adecuado puede mejorar tu flujo de trabajo considerablemente y hacer que tu trabajo sea más eficiente.

Pero, ¿cómo saber cuál software se ajusta mejor a nuestras necesidades? A continuación, te explicamos cuáles son las características que debe tener un buen programa de gestión documental y te dejamos algunas recomendaciones de los mejores software que podemos encontrar actualmente en el mercado.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de prácticas y herramientas que permiten organizar, almacenar, acceder y compartir documentos electrónicos y físicos de manera eficiente. Desde documentos de texto y hojas de cálculo, hasta imágenes escaneadas y archivos PDF. Su principal objetivo es garantizar que la información correcta esté disponible para la persona adecuada en el momento oportuno, evitando pérdidas y duplicidades.

Un sistema de gestión documental, también conocido como DMS (Document Management Software), centraliza la creación, la modificación y el almacenamiento de archivos, ofreciendo control sobre los permisos de acceso y garantizando la confidencialidad de la información. 

Además, muchos DMS incluyen herramientas de comunicación y colaboración que facilitan el trabajo en equipo, reduciendo los tiempos de aprobación y evitando los errores derivados del manejo manual de documentos.

Gracias a ello, podemos reducir costes de almacenamiento físico, aumentar la productividad, mejorar la colaboración entre empleados y garantizar la protección de datos confidenciales. Todos los archivos estarán digitalizados, organizados y disponibles desde cualquier dispositivo.

¿Qué debe tener un programa de gestión de documentos en línea?

Para que un software de gestión documental cumpla su propósito, no basta con almacenar archivos. Debe ofrecer una serie de funcionalidades que ayuden a optimizar el trabajo y faciliten la organización. 

1.Diferentes métodos de almacenaje

Es fundamental que un DMS permita almacenar documentos en distintos lugares: en la nube, en servidores locales o en los ordenadores de los usuarios. De esta forma, podremos tener la seguridad de que siempre haya un respaldo accesible, adaptándose a las necesidades y políticas de cada empresa.

2.Gestión de la accesibilidad

Un buen software permite establecer permisos y roles específicos, controlando quién puede ver, editar o compartir cada archivo, garantizando seguridad y confidencialidad.

3.Migración de datos

Es imprescindible tener la posibilidad de importar y exportar grandes volúmenes de información. Cuando decidimos cambiar de sistema o integrar un DMS con otras herramientas, necesitamos que los datos puedan ser trasladados sin errores y sin perder información.

4.Carga masiva de documentos

¿Te imaginas tener que subir cientos de archivos uno por uno? Un software eficiente permite subir documentos de manera masiva, ahorrando tiempo y evitando frustraciones innecesarias.

5.Protocolos de seguridad

La protección de la información debe ser una prioridad. Un buen DMS incluye cifrado de datos, autenticación, copias de seguridad automáticas y cumplimiento de normativas como el RGPD.

6.Categorización y revisión de información

Etiquetar documentos por cliente, fecha, proyecto o categoría facilita su localización y seguimiento. Además, algunos programas permiten revisar y aprobar documentos de manera estructurada, mejorando los flujos de trabajo.

7.Conectividad con otros programas

La integración con correo electrónico, software de contabilidad o CRM simplifica los procesos y evita la duplicidad de tareas. Por eso, es mucho más eficiente contar con un DMS compatible con otras herramientas.

8.Digitalización, edición y conversión

No todos los documentos nacen en formato digital. Un software de gestión documental debería permitir escanear, convertir y editar archivos fácilmente, manteniendo su calidad y formato.

9.Interfaz de usuario e implementación

Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje y permite que el equipo se adapte rápidamente. La implementación debe ser ágil, sin interrumpir la operativa diaria.

10.Adaptabilidad por volumen

Dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de documentos, el DMS debería ofrecer distintos planes de almacenamiento y escalabilidad para crecer junto con el negocio.

Los 5 mejores software de gestión documental en 2026

Tras analizar y probar diferentes soluciones, hemos seleccionado los softwares que ofrecen las mejores prestaciones actualmente, tanto para autónomos como para PYMES y empresas más grandes.

1.Quipu: Ideal para autónomos y PYMES

Quipu es un software en la nube orientado a autónomos y PYMES, diseñado para simplificar la gestión administrativa y contable. Su punto fuerte es la digitalización segura de documentos con acceso desde cualquier dispositivo.

Lo que nos gusta

• Almacenamiento ilimitado y acceso multiplataforma (ordenador, tablet y móvil).
• Protocolos de seguridad avanzados (SSL 265 y cumplimiento RGPD).
• Digitalización rápida mediante OCR, procesando documentos en menos de 24 horas.
• Organización por carpetas y filtros avanzados.
• App móvil eficiente para capturar y subir documentos.

2.Factorial: El aliado de los RRHH

Factorial está especialmente diseñado para PYMES y permite centralizar la gestión de documentos laborales y fiscales. Su interfaz es muy intuitiva y facilita la colaboración entre equipos.

Lo que nos gusta

• Almacenamiento en la nube accesible desde cualquier dispositivo.
• Organización de documentos por empleados, desempeño, control horario y calendario.
• Flujos de aprobación y visibilidad de archivos para managers y RRHH.
• App móvil funcional y fácil de usar.

3.OpenText: Potencia para grandes corporaciones

OpenText es una magnífica solución para empresas que gestionan grandes volúmenes de información. Su implementación puede durar de seis meses a un año, pero ofrece una integración avanzada con otras plataformas empresariales.

Lo que nos gusta:

• Multiplataforma: Extended ECM, Documentum y OpenText Core.
• Adaptación a distintos sectores (banca, legal, sanidad, etc.).
• Captura y digitalización avanzada con IA y OCR.
• Cumplimiento de normativas archivísticas y TI.
• Transformación y edición de documentos ágil.

4.OpenKM: La flexibilidad del código abierto

OpenKM es un gestor documental open source con un amplio conjunto de funcionalidades que cubren todo el ciclo de vida de los documentos.

Lo que nos gusta

• Conversión y catalogación automática de documentos.
• Captura de metadatos y generación de informes.
• Multiempresa y acceso desde cualquier dispositivo.
• Integración con Microsoft Office y otros sistemas.
• Implementación rápida, menos de un mes.

5.Alfresco: Gestión de contenidos inteligentes

Alfresco es un DMS de código abierto ideal para medianas y grandes empresas. Su infraestructura en la nube facilita el acceso y la gestión de grandes volúmenes de datos.

Lo que nos gusta

• Extracción automática de información y generación de informes.
• Altos estándares de seguridad y protección de documentos.
• Sincronización de archivos de escritorio y repositorios.
• Gestión de medios digitales centralizada.
• Integración con Slack, Salesforce, SAP, Microsoft 365 y Google Docs.

Comparativa rápida de software DMS

Programa	Seguridad	Carga masiva	Prueba gratuita	App
Quipu	Sí	No	Sí	Android, iOS
Factorial	No	No	Sí	Android, iOS
OpenText	No	No	Sí	Android, iOS
OpenKM	No	No	Sí	No
Alfresco	No	Sí	Sí	Android, iOS

¡Optimiza tu gestión documental con LexDoka!

Elegir el software adecuado dependerá de tus necesidades específicas de cada empresa:  el volumen de documentos, la seguridad requerida, la integración con otras herramientas y la facilidad de uso. 

Sin embargo, si estás buscando una solución que combine la potencia de la Inteligencia Artificial con la sencillez de una plataforma sin código (No-Code), LexDoka es tu respuesta.

A diferencia de otros gestores, LexDoka ofrece:

• Análisis de contratos impulsado por IA: Extrae datos clave sin errores en minutos.
• Trazabilidad completa: Mantén un control estricto sobre cada punto de cumplimiento.
• Escalabilidad empresarial: Diseñado para procesos complejos de auditoría y flujos legales.

¿Estás listo para transformar tu gestión documental? Centraliza tus archivos, elimina los errores manuales y escala tu negocio hoy mismo.