Suele decirse que “la información es poder”. Por eso, la recopilación de datos se ha convertido en una labor cada vez más importante para empresas de todo el mundo. Sin embargo, de poco sirve si no se realiza una gestión eficiente de ellos.
Imagina que te encuentras en medio de un proyecto crítico y todos los documentos, correos electrónicos y datos están dispersos por diferentes canales. ¿No sería de gran ayuda contar con una solución que nos permita tener toda la información centralizada y poder acceder rápidamente a ella cuando la necesitemos?
Es precisamente aquí donde entra en juego el Sistema de Gestión Documental (DMS). Un conjunto de herramientas digitales diseñadas para gestionar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo o eliminación. Gracias a ello, se facilita tanto el almacenamiento como la organización de documentos y la colaboración entre equipos, reduciendo los gastos y mejorando la seguridad de la información.
Pero no se trata únicamente de un lugar para almacenar archivos, sino que también permite registrar en tiempo real las modificaciones realizadas por parte de diferentes usuarios, de manera que todos puedan trabajar con la versión más actualizada. Algo que resulta fundamental en entornos colaborativos, donde varias personas pueden estar editando un mismo documento de forma simultánea. Además, la posibilidad de buscar documentos a través de categorías, palabras clave o metadatos hace que sea mucho más rápido y sencillo acceder a la información.
¿Cómo funciona un DMS o sistema de gestión documental?
¿Te imaginas cuánto tiempo podrías ahorrar a lo largo de tu jornada si tuvieras toda la información organizada y al alcance de un clic? Un Software de Gestión Documental (DMS) funciona como un sistema integral, almacenando los documentos y permitiendo una gestión más eficiente, de manera que toda la información sea accesible y segura.
Básicamente funciona como un repositorio central donde se almacenan todos los documentos de una empresa, operando a través de una serie de procesos que permiten almacenar, organizar y recuperar documentos. Pero, ¿cómo se consigue todo esto?
- Digitalización de documentos físicos: cualquier documento que tengamos en papel puede ser escaneado y convertido a un formato digital. Después, el documento se indexa con metadatos que describen su contenido para facilitar la búsqueda y la recuperación de documentos en el futuro, como el tipo de documento, el autor, la fecha de creación, y palabras clave.
- Sistema de control de versiones: cada vez que se modifica un documento, el DMS guarda una copia de la versión anterior para que los usuarios puedan rastrear cambios y recuperar versiones anteriores si lo necesitan. Gracias a ello, se favorece la colaboración entre los miembros del equipo y, al mismo tiempo, se evita la pérdida de información.
- Herramientas para gestionar el flujo de trabajo: si varios departamentos necesitan revisar cualquier documento, el DMS puede automatizar el proceso de aprobación, enviando notificaciones a los responsables y realizando un seguimiento del estado de cada revisión. Todo ello dentro de un entorno seguro, donde se pueden establecerse permisos de acceso para proteger la información confidencial.
¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?
Un DMS sirve para mejorar la eficiencia, fomentar la colaboración y asegurar que la información esté siempre disponible y bien gestionada, ofreciendo numerosas funcionalidades que son esenciales para cualquier empresa moderna. Pero, ¿cómo se traduce esto en la práctica?
- Acceso rápido y sencillo a la información: imagina que necesitas un contrato específico para una reunión, pero tienes que buscar entre pilas de documentos físicos o correos electrónicos. Con un DMS, podrías localizarlo en cuestión de segundos usando filtros o palabras clave. De esta forma, no solo ahorrarás tiempo, sino que también lograrás aumentar la productividad, permitiendo a los empleados concentrarse en las tareas más importantes.
- Fomenta la colaboración entre equipos: en la actualidad, el teletrabajo ha experimentado un crecimiento significativo, lo que hace que sea indispensable contar con herramientas que permitan la colaboración entre equipos en tiempo real. Un DMS permite que varios usuarios puedan trabajar a la vez en un mismo documento.
- Gestión de flujos de trabajo: cuando un documento necesita pasar por varias fases de revisión y aprobación, un DMS puede resultar de gran utilidad para automatizar el proceso, enviando recordatorios y notificaciones a todas las partes interesadas. De esta forma, además de acelerarse el flujo de trabajo, también se evita que se pierdan documentos a lo largo del proceso.
Ventajas de contar con un DMS
Las empresas que implementan un Software de Gestión Documental pueden disfrutar de numerosas ventajas que influyen muy positivamente en su funcionamiento diario, tanto en términos de eficiencia como de seguridad y ahorro de costes. Ayudando a mejorar la eficiencia operativa y proporcionando un marco seguro y organizado para la gestión de documentos.
1. Trazabilidad documental
Cada documento que se crea, edita o elimina queda perfectamente registrado, permitiendo a los usuarios acceder al historial completo de modificaciones. De esta forma, los trabajadores pueden tener una visión más clara del ciclo de vida de cada documento y mantener un mayor nivel de transparencia en todos los procedimientos de trabajo.
2. Rápido acceso a los archivos y mayor eficiencia
Con un DMS, los usuarios tardan menos tiempo en buscar la información, pudiendo dedicarse a tareas más productivas. Gracias a ellos, las empresas pueden automatizar procesos que antes se realizaban de forma manual o que eran más tediosos. Por ejemplo, en el caso de una solicitud de pago, un DMS puede notificar la necesidad de proceder a su aprobación, acelerando así el flujo de trabajo.
3. Control de versiones en tiempo real
Cuando varias personas se encuentran trabajando en un mismo documento, es muy importante tener acceso a la versión más reciente. Un DMS permite a los usuarios ver todas las versiones anteriores y el historial de cambios, evitando confusiones y mejorando la calidad del trabajo final.
4. Seguridad y respaldo de los documentos
En lugar de depender de copias físicas que pueden perderse o dañarse, los documentos digitales se encuentran protegidos con medidas de seguridad más avanzadas. Además, en caso de que un documento sea eliminado de forma accidental, la mayoría de los DMS permiten recuperar versiones anteriores, lo que garantiza que la información importante nunca se pierda.
Tipos de DMS
Actualmente, existen diferentes tipos de DMS, cada uno diseñado para satisfacer ciertas necesidades concretas. A continuación, analizaremos los tres tipos más comunes: DMS basados en la nube, DMS on-premise y DMS híbridos.
DMS Basados en la Nube
Los DMS basados en la nube son sistemas que se alojan en servidores remotos y son fácilmente accesibles a través de Internet:
Ventajas
- Acceso remoto: los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier parte, lo que resulta especialmente interesante para equipos distribuidos o empleados que trabajan en remoto.
- Escalabilidad: la capacidad de almacenamiento puede ampliarse fácilmente conforme las necesidades de la empresa vayan aumentando.
- Mantenimiento simplificado: las actualizaciones y el mantenimiento son gestionados por el proveedor del servicio, liberando así recursos internos.
Inconvenientes
- Dependencia de Internet: la conectividad es esencial, por lo que si hay problemas de Internet, puede que tengamos dificultad para acceder a los documentos.
- Seguridad y privacidad: es fundamental elegir un proveedor que ofrezca las medidas de seguridad adecuadas.
DMS On-Premise
Los DMS on-premise son aquellos que se instalan y gestionan en los servidores de la propia empresa. Ideal para empresas que manejan información altamente sensible y necesitan mantener un control total sobre su infraestructura.
Ventajas
- Control completo: la empresa tiene control total sobre la seguridad y el manejo de los datos.
- Personalización: puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
- Sin dependencia de Internet: no dependen de la conectividad a internet para acceder a los documentos.
Inconvenientes
- Costes iniciales más altos: la instalación y el mantenimiento pueden ser más costosos.
- Mantenimiento interno: requiere un equipo de IT para gestionar y mantener el sistema.
DMS Híbridos
Los DMS híbridos combinan características de los sistemas basados en la nube y on-premise, permitiendo almacenar algunos documentos en la nube y otros de forma local.
Ventajas
- Flexibilidad: las organizaciones pueden elegir qué documentos almacenar en la nube y cuáles mantener a nivel local.
- Optimización de costes: al combinar ambas opciones, pueden reducirse los costes operativos.
Inconvenientes
- Complejidad de gestión: puede ser más complicado de gestionar debido a la combinación de sistemas.
Cómo elegir el DMS adecuado para tu empresa
A la hora de elegir el sistema de gestión documental adecuado, es necesario dedicar tiempo para valorar los siguientes aspectos:
1. Necesidades específicas de la empresa
Antes de buscar un DMS, es muy importante definir con claridad las necesidades de la empresa. ¿Qué tipos de documentos se deben gestionar? ¿Cuántos usuarios accederán al sistema? ¿Cuál es el volumen de documentos que suelen manejarse a diario?
2. Facilidad de uso
Un DMS debe ser intuitivo y fácil de usar para que todo el equipo pueda aprender a manejarlo con facilidad. En este sentido, es recomendable que el sistema cuente con una interfaz amigable y que ofrezca una buena experiencia de usuario. Además, infórmate sobre si el proveedor ofrece formación y soporte técnico.
3. Seguridad y cumplimiento normativo
Asegúrate de que el DMS que elijas ofrezca ciertas características de seguridad, como cifrado, control de acceso y copias de seguridad automáticas. Además, comprueba si cumple con las normativas y regulaciones aplicables en el sector.
4. Escalabilidad
Conforme tu negocio vaya creciendo, también lo harán tus necesidades de gestión documental. Elige un DMS que ofrezca opciones de escalabilidad, permitiéndote añadir más usuarios y almacenamiento a medida que lo necesites.
5. Integración con otras herramientas
Si ya utilizas algún software de gestión de proyectos, CRM o sistema de contabilidad, asegúrate que el DMS pueda integrarse fácilmente con ellas. De esta forma, reducirás el tiempo de trabajo manual.
6. Soporte y actualizaciones
Investiga la reputación del proveedor en términos de soporte técnico y actualizaciones. Un buen proveedor debe ofrecer asistencia continua y mantener el software actualizado para garantizar que siempre disfrutes de las últimas características y mejoras en seguridad.
7. Presupuesto
Por último, pero no menos importante, define tu presupuesto. Compara los costes de diferentes DMS, teniendo en cuenta no solo el precio inicial, sino también los costes de mantenimiento y cualquier cargo adicional por usuarios o almacenamiento.
¿Por qué elegir Lexdoka?
Lexdoka es un software diseñado específicamente para la gestión de tus contratos y documentos legales. Una solución integral que no solo facilita la organización documental, sino que también favorece la colaboración y el flujo de trabajo. ¿Quieres saber por qué podría ser la opción ideal para tu empresa?
1. Interfaz intuitiva
Lexdoka cuenta con una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios acceder rápidamente a la información que necesitan, reduciendo el tiempo de formación y mejorando la adopción del sistema por parte de tu equipo.
2. Funcionalidades avanzadas
El sistema ofrece funcionalidades avanzadas como recordatorios de vencimiento de contratos, alertas automáticas y generación de informes, facilitando una gestión más proactiva de los documentos.
3. Seguridad robusta
Lexdoka da mucha importancia a la seguridad de los datos, implementando medidas de protección avanzadas y cumpliendo con todas las normativas, proporcionando mucha tranquilidad a las empresas que manejan información sensible.
LexDoka es una empresa certificada con la ISO 27001:2022, estándar para la seguridad de la información.
4. Integraciones sencillas
El software se integra fácilmente con otras herramientas empresariales, permitiendo un flujo de trabajo más fluido y reduciendo la necesidad de introducir los datos de forma manual en diferentes plataformas.
5. Soporte continuo
Lexdoka ofrece un sólido soporte técnico y actualizaciones periódicas, garantizando que siempre dispongas de las mejores herramientas y recursos para gestionar todos los documentos de tu empresa.
En conclusión, si necesitas optimizar tus procesos y mejorar la colaboración entre los diferentes equipos de tu empresa, necesitas un sistema de gestión documental, y sin duda Lexdoka es la mejor opción. ¿Listo para dar el salto hacia la digitalización y aprovechar todas sus ventajas?
