Seguro que alguna vez has tenido que buscar un archivo perdido entre montañas de papeles o has perdido mucho tiempo intentando encontrar un documento para alguna reunión importante. La gestión de la documentación y la información es una tarea esencial para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad de cualquier empresa.
El volumen de información se ha incrementado enormemente y las empresas actuales manejan miles de archivos a diario.
La buena noticia es que, actualmente, podemos encontrar herramientas digitales muy eficaces que pueden ocuparse de todo el proceso de gestión documental, haciendo que todo sea mucho más fácil, rápido y seguro.
Además de facilitar la organización y el almacenamiento de documentos, los gestores documentales (DMS), permiten una colaboración más eficiente y la automatización de tareas repetitivas, lo que supone un gran ahorro de tiempo.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un software o plataforma que permite almacenar, organizar, gestionar y compartir documentos de manera eficiente dentro de una empresa. Centralizando todos los documentos en un mismo lugar, de manera que estén correctamente clasificados, sean fácilmente accesibles y seguros.
Gracias a ello, las empresas pueden gestionar todo tipo de documentos, desde facturas hasta contratos legales, pasando por informes internos o correos electrónicos, mejorando la seguridad de los datos y reduciendo el riesgo de pérdida de documentos importantes.
Con lo cual, no solo agilizan el acceso a la información, sino que también facilitan la toma de decisiones y favorecen la cooperación entre los diferentes miembros del equipo.
¿Qué debe tener un gestor documental?
Cuando decidimos implementar un gestor documental en nuestra empresa, debemos asegurarnos de que la herramienta que elijamos cuente con ciertas características.
1. Almacenamiento y organización eficiente
Es importante que el gestor almacene documentos de manera organizada y eficiente, lo que implica contar con funciones de búsqueda avanzada, etiquetado de metadatos, y una estructura de carpetas clara que permita acceder a cualquier archivo rápidamente.
2. Seguridad de los datos
Los documentos empresariales, especialmente aquellos que contienen información sensible, deben mantenerse siempre a salvo de accesos no autorizados. Un buen gestor documental debe ofrecer controles de acceso para restringir quién puede ver, editar o eliminar documentos. Además, debe contar con sistemas de encriptación para garantizar la confidencialidad de la información almacenada.
3. Acceso en tiempo real
Otra de las mayores ventajas de los gestores documentales modernos es la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, lo que permite a los empleados trabajar en distintas oficinas o de forma remota sin perder productividad.
4. Automatización de procesos
Los gestores documentales pueden automatizar tareas como la clasificación de documentos, la creación de nuevos archivos a partir de plantillas predefinidas o el envío automático de recordatorios, lo que puede suponer un gran ahorro de tiempo y reducir el riesgo de errores humano.
5. Integración con otras herramientas
Para facilitar la gestión y el intercambio de información, el gestor documental también debe poder integrarse con otras herramientas y software empresarial, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), sistemas de contabilidad o plataformas de comunicación.
Tipos de gestores documentales
Existen diferentes tipos de gestores documentales que puedes elegir en función de las necesidades de tu empresa.
Por ubicación del almacenamiento
Uno de los aspectos clave al elegir un gestor documental es dónde se almacenan los documentos. Dependiendo de esta opción, puedes optar por diferentes tipos de sistemas:
En la nube
Los gestores documentales basados en la nube permiten almacenar los documentos en servidores remotos a los que es posible acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet. Una opción ideal para empresas que necesitan que sus empleados trabajen en remoto o desde diferentes ubicaciones.
Además, son escalables, permiten una fácil integración con otras herramientas y ofrecen copias de seguridad automáticas y actualizaciones constantes. Plataformas como Google Drive y Dropbox son algunos de los ejemplos más populares. Pero también existen opciones más especializadas para empresas, como DocuSign o M-Files.
En servidores locales
Los gestores documentales instalados en los servidores internos de la empresa permiten almacenar los documentos de forma local. Una buena opción para empresas que necesitan tener un control completo sobre sus datos o aquellas que operan en sectores con normativas de protección de datos muy estrictas.
Sin embargo, la gestión y el mantenimiento de los servidores locales requiere una mayor inversión y más recursos en infraestructura y personal técnico. Además, suele ser menos flexible, ya que el acceso a los documentos está limitado a la red interna de la empresa.
Por funciones adicionales
Muchos gestores documentales ofrecen también otras funcionalidades adicionales. Por ejemplo, algunos están específicamente diseñados para gestionar flujos de trabajo más complejos o para simplificar la colaboración entre equipos o la gestión de contenido multimedia.
Gestores con flujo de trabajo integrado
Algunos sistemas permiten automatizar el flujo de trabajo dentro de la empresa, como la aprobación de documentos, la clasificación automática o el envío de alertas para tareas pendientes. Algunos ejemplos son DocuWare, Zoho Docs o LexDoka.
Gestores especializados en documentos legales
También hay plataformas especialmente diseñadas para la gestión de documentos legales o contratos, que normalmente incluye otras herramientas como firma electrónica y gestión de contratos con opciones avanzadas de seguridad. Por ejemplo, LexDoka y Adobe Document Cloud.
Ventajas de utilizar un gestor documental
Más allá de la organización de los archivos, un gestor documental ofrece otras muchas ventajas:
Mayor eficiencia en la gestión de documentos
Gracias a un sistema de clasificación eficiente y herramientas de búsqueda avanzada, los empleados pueden encontrar rápidamente cualquier documento sin perder tiempo en interminables búsquedas.
Seguridad y control sobre la información
Los gestores documentales ofrecen controles de acceso, encriptación de documentos y otras medidas de seguridad que protegen la información confidencial de tu empresa.
Reducción de errores humanos
Al automatizar tareas repetitivas, como la clasificación de documentos o la creación de nuevos archivos, se reduce el riesgo de errores humanos que podrían afectar la integridad de la información.
Colaboración mejorada
Los gestores documentales permiten a los empleados trabajar de manera colaborativa en tiempo real, facilitando la edición compartida de documentos y mejorando la comunicación entre equipos.
Ahorro de tiempo y recursos
Al eliminar procesos manuales y mejorar la eficiencia de la gestión documental, podemos ahorrar mnucho tiempo y recursos, lo que se traduce en una mayor rentabilidad.
¿Cuáles son los mejores gestores documentales?
En la actualidad, podemos encontrar una gran variedad de gestores documentales. Algunas de las mejores opciones en 2025 son las siguientes:
1. LexDoka
LexDoka no solo te permite gestionar y automatizar todo el ciclo de vida de tus documentos y contratos legales, sino que también incluye plantillas personalizables, firma electrónica integrada y un sistema de alertas y renovaciones. Pudiendo crear contratos en menos de dos minutos y acceder a toda la información en tiempo real.
2. Microsoft SharePoint
SharePoint es otra de las opciones más populares, especialmente en empresas que ya utilizan el ecosistema de Microsoft. Destaca por su interfaz intuitiva y por sus herramientas de colaboración avanzadas. Eso sí, su integración se limita a otras herramientas de Microsoft.
3. DocuWare
DocuWare es otra opción muy efectiva para empresas que necesitan automatizar procesos repetitivos relacionados con documentos, como la revisión de contratos y la aprobación de facturas. Su búsqueda avanzada y sus funcionalidades de integración la convierten en una de las mejores opciones para las pymes.
4. Adobe Document Cloud
Si trabajas principalmente con documentos PDF, Adobe Document Cloud es una excelente opción. Cuenta con herramientas para crear, editar, firmar y compartir archivos en PDF, lo que la convierte en una solución muy completa para la gestión de los documentos legales y comerciales.
La elección de un gestor documental es una decisión importante para cualquier empresa, ya que influye directamente en la productividad, la seguridad de la información y la capacidad de colaboración entre los diferentes departamentos. Por eso, antes de elegir, es fundamental que valores las necesidades de tu negocio y las funcionalidades que vas a necesitar.
LexDoka: gestiona y automatiza tus documentos
LexDoka te proporciona una solución integral para optimizar la gestión de contratos y documentos, facilitando la verificación de la identidad de tus clientes de manera rápida y eficiente. Gracias a su tecnología avanzada, elimina la necesidad de crear documentos manualmente, lo que no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también agilizara todos los procesos administrativos.
Además, LexDoka asegura la protección de la información en todo momento, garantizando que todos los documentos gestionados estén protegidos adecuadamente. Cumple con las normativas legales y de seguridad vigentes, lo que te permite operar con total confianza, sabiendo que estás cumpliendo con todos los requisitos regulatorios.
