¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría si todos los datos de tu empresa cayeran en malas manos? En los últimos años, la ciberseguridad ha pasado a ser una de las principales preocupaciones para todos aquellos negocios que manejan datos de clientes, independientemente de su tamaño o sector.
Cada segundo que pasa, miles de datos personales, financieros o empresariales se comparten, almacenan y gestionan en servidores en miles de servidores de todo el mundo. Y protegerlos se ha convertido en una cuestión de confianza, reputación y supervivencia empresarial.
Un error de configuración, una contraseña débil o un empleado despistado pueden ser suficientes para desencadenar un desastre que cueste cientos de miles de euros. ¡Y eso en el mejor de los casos!
Por eso, hoy queremos explicarte precisamente qué es lo que exige la Ley de Protección de Datos (LOPD) y cuáles son las mejores prácticas en este sentido para evitar graves problemas para nuestro negocio.
¿Qué es la protección de datos?
La protección de datos es el conjunto de estrategias, políticas y herramientas que buscan garantizar que toda la información que tenemos almacenada en nuestra empresa, especialmente aquella más sensible, se mantenga a salvo de accesos no autorizados, corrupción, pérdida o divulgación indebida.
Uno de los conceptos clave en este sentido es la tríada de la seguridad de la información: confidencialidad, integridad y disponibilidad, también conocida como la “tríada CIA” (Confidentiality, Integrity, Availability). Estableciendo los pilares fundamentales para proteger cualquier tipo de información digital de manera eficaz:
- Confidencialidad: solo las personas autorizadas pueden acceder a ciertos datos. Es aquí donde entra en juego el control de accesos, la autenticación multifactor, y el cifrado de extremo a extremo.
- Integridad: los datos deben permanecer inalterados y verificados. Cualquier modificación debe estar controlada y registrada.
- Disponibilidad: la información debe estar accesible cuando se necesite. Una caída de sistema en el momento equivocado puede conllevar pérdidas incalculables.
¿Qué dice la Ley de protección de Datos?
La legislación actual exige que las organizaciones cumplan con normas estrictas para el tratamiento de datos personales. En Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece lo siguiente:
- La obligatoriedad de obtener consentimiento explícito antes de recopilar datos personales.
- El derecho de los usuarios a acceder, modificar y eliminar sus datos en cualquier momento.
- La necesidad de implementar medidas técnicas y organizativas para proteger la información.
- La obligación de notificar filtraciones de datos a la autoridad competente y a los afectados en un plazo máximo de 72 horas.
La sanción por incumplimiento puede llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, lo que sea mayor.
Además, muchos países cuentan con sus propias leyes complementarias. En España, por ejemplo, se aplica la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Con lo cual, es fundamental conocer las normativas específicas del lugar donde operamos y adaptar nuestras políticas internas.
La importancia de la protección de datos en la empresa
No obstante, la protección de datos no solamente es importante para cumplir con la ley. Piensa que una mera filtración de datos puede ser letal para la reputación, los ingresos y la continuidad de nuestro negocio.
Imagina que sufres un ataque de ransomware y los datos de tu empresa quedan secuestrados. No tienes copias de seguridad actualizadas y durante 10 días toda la actividad queda paralizada. ¿Las consecuencias? Pérdida de ingresos, gastos legales, posibles sanciones y clientes que se marchan por falta de confianza.
El coste promedio de un ciberataque empresarial ronda los 100.000 euros. Y eso sin contar el daño que puede sufrir la marca a largo plazo o el desgaste interno del equipo ante una crisis de tal magnitud.
Por otro lado, hay que destacar que la protección de datos ayuda a las empresas a gestionar sus activos digitales de una manera más eficiente, a aprovechar el valor de la información y a apoyarse en soluciones de análisis de documentos legales con IA para tomar decisiones más inteligentes.
Impulsando la innovación, mejorando la atención al cliente y permitiendo detectar posibles oportunidades de negocio antes que la competencia. Con lo cual, también es una cuestión de estrategia.
Un buen plan de protección de datos incluye aspectos como:
- Cifrado de información en tránsito y en reposo.
- Copias de seguridad automatizadas y verificación de integridad de los respaldos.
- Auditorías de seguridad periódicas.
- Formación constante para el personal en temas de ciberseguridad.
- Control de dispositivos móviles y BYOD (Bring Your Own Device).
- Políticas claras de recuperación ante catástrofes.
Cómo puede ayudarte LexDoka a proteger los datos de tu empresa
Así pues, no se trata solo de evitar multas o cumplir con una normativa, sino de proteger el corazón de tu negocio. Por eso, si manejas documentos y contratos a diario, LexDoka puede convertirse en tu mejor aliado para proteger tus datos y mejorar la eficiencia de tu negocio. ¿Quieres saber cómo?
Generación automatizada de contratos
La gestión manual puede dar lugar a errores humanos, pérdida de versiones, accesos no controlados, etc. Con LexDoka, puedes automatizar la creación de contratos a partir de plantillas personalizadas, reduciendo el tiempo y las posibilidades de cometer costosos errores.
- Plantillas adaptadas a cada tipo de contrato.
- Reducción de tareas repetitivas.
- Menor riesgo de error humano.
- Procesos estandarizados.
Negociaciones optimizadas y seguras
El proceso de negociación ya no tiene por qué ser caótico. LexDoka pone a tu disposición una plataforma colaborativa que traza cada paso, desde la primera versión del contrato hasta su firma final.
- Historial completo de acciones.
- Comentarios, sugerencias y aprobaciones visibles.
- Sistema de votación integrado.
- Colaboración sin necesidad de registro previo.
Firma electrónica integrada
También puedes ganar seguridad a la hora de cerrar tus acuerdos, ya que LexDoka incluye firma electrónica legalmente válida:
- Firmas con un solo clic, desde cualquier dispositivo.
- Diferentes métodos de firma.
- Envío automático de recordatorios.
- Sin coste adicional ni configuraciones complejas
Repositorio centralizado
¿Cuántas veces has perdido tiempo buscando un contrato antiguo? LexDoka cuenta con un repositorio inteligente donde todos los contratos se almacenan, se clasifican y se supervisan en la nube. Un auténtico “cerebro legal” al servicio de tu equipo.
- Acceso rápido y seguro.
- Búsqueda semántica avanzada.
- Clasificación por etiquetas, fechas, tipo de documento, etc.
- Alertas de vencimiento y renovaciones automáticas.
Análisis y reporting legal
Además de almacenar, LexDoka analiza. Gracias a LexAnalyzer, la mejor solución de análisis de contratos por IA, tu área legal podrá pasar de reactiva a estratégica, basando todas las decisiones en datos reales. Su módulo de reporting te ofrece:
- Dashboards interactivos.
- Reportes automatizados por cliente, fecha o tipo de documento.
- Búsquedas semánticas para identificar tendencias.
Además, LexDoka incorpora LexAnalyzer, una solución avanzada de análisis de contratos con inteligencia artificial. A través de sus Playbooks preconfigurados, automatiza revisiones específicas según el tipo de contrato, detecta riesgos legales, inconsistencias y relaciones entre cláusulas que podrían pasar desapercibidas. Mucho más preciso que los típicos chatbots: si no tiene la respuesta, te lo dirá. Y todo esto es posible gracias a los Playbooks de LexAnalyzer, que automatizan la revisión según la tipología de contrato y aseguran que el sistema siempre te devuelva la información clave que necesitas.
También contarás con el apoyo de Lexy, el asistente de IA de LexDoka. A diferencia de otras herramientas genéricas, Lexy no se inventa respuestas: si no sabe algo, lo reconoce. Su diseño está centrado en la fiabilidad y en ayudarte a tomar decisiones seguras y rápidas.
Todo esto forma parte de una solución integral que automatiza el ciclo completo de vida contractual: desde la creación del contrato hasta su negociación, firma, análisis, renovación o archivo, sin necesidad de herramientas externas.
¿A qué esperas para proteger la información de tu negocio con una solución de gestión de contratos segura y automatizada que te permita controlar todo el ciclo de vida documental?
Recuerda que la próxima filtración no es una cuestión de “si va a ocurrir”, sino de “cuándo”, por lo que es imprescindible estar preparado.
