En los últimos años, la digitalización ha pasado de ser una opción a una necesidad imperiosa. Cambiando drásticamente la manera en la que las empresas gestionan su información.
Por eso, si tu negocio también tiene que manejar una enorme cantidad de documentos físicos que ocupan espacio y te hacen perder mucho tiempo, puede que haya llegado el momento de dar el salto al mundo digital. Gracias a ello, podrás mejorar la productividad, reducir costes y tener toda la información al alcance de un clic.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Además de facilitar su almacenamiento, la digitalización de documentos facilita la colaboración y mejora la seguridad y el acceso a la información.
De esta forma, las empresas pueden crear versiones electrónicas que pueden ser fácilmente almacenadas, recuperadas, editadas y compartidas. No se trata únicamente de un proceso de «escanear» el papel, sino que, además, los documentos son indexados y clasificados de manera más eficiente para facilitar su búsqueda posterior. Permitiendo establecer flujos de trabajo más ágiles, evitando tener que realizar tareas repetitivas y mejorando la eficiencia de todo el equipo.
Además, la digitalización de documentos va estrechamente unida a otros procesos de transformación digital que muchas empresas han empezado a adoptar también en los últimos años.
¿Por qué es importante digitalizar los documentos de una empresa?
Si alguna vez te has visto buscando un documento entre montones de papeles, ya sabrás lo frustrante que puede llegar a ser. Sin embargo, los beneficios de digitalizar los documentos van mucho más allá:
- Ahorro de espacio físico: las oficinas modernas son cada vez más compactas. ¿Qué pasa entonces si la mitad del espacio de tu oficina está ocupada por archivadores llenos de papeles? Gracias a la digitalización, podrás liberar ese espacio y destinarlo a actividades más productivas.
- Acceso instantáneo a la información: cuando los documentos se encuentran digitalizados y almacenados en sistemas de gestión documental, en lugar de pasar horas buscando entre papeles, podemos acceder a cualquier documento con unos pocos clics, lo que supone un gran ahorro de tiempo.
- Mejora de la productividad: al no tener que gestionar documentos físicos, los empleados pueden invertir su tiempo en tareas más productivas. Además, con los sistemas de gestión documental adecuados, podemos establecer flujos de trabajo automáticos para agilizar la circulación de los documentos dentro de la empresa.
- Reducción de costos: los documentos digitales también reducen el gasto en papel, tinta de impresora, archivo y almacenamiento físico, así como los costes de almacenamiento físico y la logística de transporte de documentos.
- Cumplimiento normativo y seguridad: la digitalización también facilita la seguridad y el cumplimiento de las normativas legales. Los documentos digitales pueden encriptarse y almacenarse en servidores seguros, garantizando que solamente tengan acceso a ello las personas autorizadas. Fundamental para proteger la información sensible de la empresa.
Ventajas de la digitalización de documentos
Algunas de las ventajas más destacadas de la digitalización de documentos son las siguientes:
1. Mayor eficiencia y productividad
En lugar de perder tiempo buscando documentos en estanterías o archivadores, los documentos digitales pueden encontrarse más rápido, sobre todo si contamos con sistemas de búsqueda avanzados.
Además, podemos automatizar los flujos de trabajo para que los documentos puedan gestionarse de una manera más eficiente, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes.
2. Reducción de errores humanos
El manejo manual de documentos físicos puede dar lugar a errores, como archivar un documento en el lugar equivocado u olvidar procesar un archivo importante. De esta forma, podemos almacenar nuestros documentos en sistemas organizados y tener una copia de seguridad automática para evitar pérdidas.
3. Mejor colaboración
Los documentos digitales pueden compartirse más fácilmente entre diferentes departamentos o incluso con personas fuera de la empresa, agilizando la toma de decisiones y permitiendo que los proyectos avancen más rápidamente.
4. Acceso remoto
Gracias a la nube, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar, ofreciendo una mayor flexibilidad para los empleados, especialmente en modelos de trabajo híbrido o remoto.
5. Cumplimiento con regulaciones y auditorías
Las empresas deben ajustarse la legislación vigente, que exige que ciertos documentos sean almacenados siguiendo unos determinados patrones, como es el caso de los archivos financieros o legales. La digitalización permite clasificar, etiquetar y almacenar los documentos, haciendo que sea más fácil realizar auditorías y garantizar que se cumple con la normativa vigente.
¿Cómo digitalizar un documento?
La digitalización de los documentos no es un proceso complicado, pero sí debe llevarse a cabo de manera estratégica y ordenada. A continuación, te explicamos los pasos más que se suelen seguir en este proceso:
1. Recopilación de documentos
El primer paso es reunir todos los documentos físicos que queremos digitalizar. Para ello, debemos ser muy minuciosos, ya que una vez que digitalizamos un documento, puede que ya no lo necesitemos en formato físico. Una excelente oportunidad para hacer una limpieza de archivos y eliminar aquellos que no sean necesarios.
2. Escaneo de los documentos
En esta fase, los documentos se escanean para crear una versión digital. Es fundamental que la calidad del escáner sea buena, ya que influye en la legibilidad del archivo digital. Además, actualmente existen programas para realizar el escaneo con OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), por lo que también podemos convertir las imágenes en texto editable.
3. Clasificación y almacenamiento
Una vez digitalizados, los documentos deben ser clasificados en un sistema de gestión documental, lo que además de facilitar la organización, también mejora la búsqueda de información en el futuro.
4. Indexación de los documentos
La indexación es el proceso necesario para añadir metadatos a los documentos digitalizados, pudiendo incluir información sobre el tipo de documento, la fecha, el autor, etc. Lo que facilita la búsqueda de documentos a través de sistemas de gestión documental.
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Como puedes ver, la digitalización de documentos puede ser de gran utilidad para todas aquellas empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos, desde contratos hasta regulaciones legales, y la digitalización puede hacer que esta tarea sea mucho más eficiente.
Es aquí donde entra en escena LexDoka, una plataforma que permite optimizar los flujos de trabajo y facilita la digitalización de los documentos de cualquier empresa, desde la firma electrónica hasta la automatización de la generación de documentos. ¿Listo para dar el salto a la digitalización y mejorar la productividad de tu empresa?
