¿Alguna vez te has parado a pensar cuántas horas a la semana pierdes buscando facturas entre montones de carpetas? ¿Cuánto papel consumes al mes solo para guardar tickets que después terminan arrugados en un cajón? O peor aún, ¿sabías que podrías estar dejando de deducirte hasta un 20% en gastos cada mes por haber perdido los justificantes?
La digitalización de las facturas y tickets de compra es una tarea cada vez más imprescindible tanto para autónomos como para empresas, permitiendo no sólo ahorrar tiempo y dinero, sino también cumplir con la normativa vigente. De esta forma, podrás estar siempre preparado ante una posible inspección y tener mejor controlados todos tus gastos.
Pero, ¿qué dice la normativa al respecto? ¿Cómo podemos digitalizar todos estos documentos fácilmente? A continuación, te explicamos todas las ventajas de organizar tu documentación legal y contable de manera inteligente y cuáles son las mejores herramientas para hacerlo.
¿Por qué digitalizar tus tickets y facturas?
Una imagen digital tiene el mismo valor legal que el original. Por eso, digitalizar los tickets y facturas de nuestro negocio es una de las mejores decisiones que podemos tomar para ganar tranquilidad y mejorar la gestión de nuestro negocio.
Gracias a ello, evitaremos que se deterioren, se extravíen o se vuelven ilegibles, y no tendremos que depender del papel para demostrar nuestras operaciones.
Acceso inmediato desde cualquier lugar
¿Estás de viaje y necesitas enviar una factura urgentemente? Si está digitalizada y guardada en la nube, puedes hacerlo desde tu móvil en segundos. De esta forma, eliminamos barreras físicas, pudiendo acceder a la documentación en cualquier momento.
Menos errores, más tranquilidad
Cuando usamos herramientas con tecnología OCR, los datos de las facturas se extraen de forma automática, reduciendo el riesgo de olvidos a la hora de deducir gastos y los posibles errores humanos que muchas veces se producen cuando llevamos la contabilidad manual.
Seguridad ante una inspección
La Agencia Tributaria no solo permite, sino que recomienda contar con sistemas digitales homologados. De hecho, si Hacienda llama a la puerta, tener todo digitalizado y bien organizado hará que el proceso sea mucho más rápido y menos estresante.
¿Qué dice la normativa sobre la digitalización de tickets y facturas?
Antes de ponernos a escanear a lo loco, debemos tener claro qué es lo que exige la normativa española para que todos nuestros documentos tengan plena validez legal.
Orden EHA/962/2007
La Orden EHA/962/2007 establece los requisitos para que las facturas digitalizadas tengan el mismo valor que las originales en papel. ¿Lo más importante? El documento digital debe ser una copia fiel del original y contener toda la información importante.
En este sentido, lo más recomendable es usar un software homologado que garantice la integridad, la autenticidad y la legibilidad del documento digital. De lo contrario, tendremos que seguir guardando el papel, lo cual nos haría perder una de las principales ventajas: el ahorro de espacio.
Tecnología OCR
El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar imágenes escaneadas en texto editable. De esta forma, las facturas pueden ser leídas y procesadas automáticamente por programas contables, lo que agiliza enormemente la gestión y reduce posibles errores a la hora de introducir manualmente los datos.
Ventajas de digitalizar tus facturas
A continuación, destacamos algunas de las ventajas más importantes de la digitalización de facturas para tu negocio:
1. Ahorro de costes
Ya no es necesario comprar archivadores físicos, imprimir copias o destinar espacio de la oficina a almacenar papeles, lo que puede suponer un importante ahorro tanto en material de oficina como en el propio alquiler del espacio.
Pero también se reducen los gastos administrativos de la gestión manual de los documentos: clasificar, archivar, revisar o buscar facturas extraviadas consume tiempo y recursos. Es por ello que usar un buen software de gestión documental puede marcar la diferencia. Y, por supuesto, todas las tareas de organización se simplifican y se automatizan, optimizando nuestro tiempo y reduciendo la necesidad de personal dedicado a realizar este tipo de tareas tan mecánicas.
2. Accesibilidad inmediata
Gracias a la digitalización, podemos acceder a nuestras facturas en cualquier momento y lugar. Basta con tener conexión a Internet para consultar, descargar o enviar un documento, lo que resulta especialmente útil en situaciones de urgencia, auditorías o gestiones fiscales. Permitiendo agilizar enormemente los procesos contables y fiscales.
3. Seguridad y conservación
Con el tiempo, los documentos en papel pueden deteriorarse, extraviarse o incluso quedar destruidos por una inundación, un incendio, etc. En cambio, los documentos digitalizados disponen de sistemas de seguridad avanzados, cifrado y copias de seguridad automáticas, lo que garantiza su conservación a largo plazo y protege la información frente a accesos no autorizados o pérdidas irreversibles.
4. Automatización y eficiencia
Las soluciones digitales actuales integran tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permiten extraer automáticamente los datos de las facturas y registrarlos en los sistemas contables. De esta forma, es posible mejorar la productividad y liberar tiempo y recursos para el desarrollo de otras tareas más importantes.
5. Cumplimiento legal
Si usamos herramientas homologadas para digitalizar nuestras facturas, podemos tener la tranquilidad de estar cumpliendo con la normativa vigente. Por ejemplo, en caso de inspección por parte de Hacienda, podemos localizar cualquier documento rápidamente filtrando por fecha, importe o proveedor, evitando así posibles sanciones por documentación incompleta o mal archivada. Aquí es donde entra en juego la automatización de contratos y procesos documentales.
Digitaliza tus tickets y facturas fácilmente con LexDoka
Así pues, la digitalización de facturas nos ayuda a mejorar la productividad, reducir errores, cumplir con la legalidad vigente y llevar una gestión más óptima de la contabilidad de nuestro negocio.
Además, gracias a herramientas como LexDoka, podemos automatizar todos los procesos y estar siempre preparados ante cualquier imprevisto. Una plataforma especialmente diseñada para la gestión del ciclo de vida de los contratos y documentos legales.
Centralización documental: todo en un mismo lugar
LexDoka nos permite almacenar y supervisar todos nuestros documentos y contratos en un repositorio inteligente. Todo en un mismo sitio, bien organizado y accesible en cualquier momento.
Almacenamiento en la nube seguro
Todos los documentos de tu empresa se almacenan en servidores totalmente seguros. Olvídate de pendrives o carpetas físicas. La nube es más segura, rápida y ecológica.
Búsqueda inteligente y categorización automática
¿Necesitas encontrar una factura de hace dos años de una empresa en concreto? LexDoka la encuentra por ti en segundos. Además, podrás categorizarlo todo automáticamente según tipo, fecha, importe o cliente.
Alertas y recordatorios
Otra funcionalidad especialmente útil son las notificaciones cuando vence un contrato, cuando necesitas renovar una póliza o cuando debes presentar una factura. Todo ello a través de notificaciones automáticas y configurables.
Crea, organiza y analiza facturas con LexDoka
Además de ser una plataforma puntera en gestión documental y contractual, LexDoka también permite trabajar con facturas de forma automatizada y eficiente, desde su creación hasta su análisis masivo:
Crea facturas automáticamente desde plantillas
Gracias a sus plantillas automatizadas, LexDoka te permite crear facturas en formato digital desde cero, garantizando que queden correctamente estructuradas, archivadas y disponibles desde el primer momento. Esto te evita el uso de papel y te ayuda a mantener todo organizado en la misma plataforma desde el inicio.
Digitaliza y extrae datos con LexAnalyzer
Si ya tienes facturas en papel o escaneadas (por ejemplo, un solo PDF con decenas de justificantes), puedes cargarlas en LexDoka y utilizar LexAnalyzer, su solución de análisis legal con inteligencia artificial.
Con LexAnalyzer puedes:
- Extraer automáticamente datos clave (importe, proveedor, fecha, conceptos…).
- Guardarlos organizadamente en listas y registros.
- Usarlos para generar otros documentos, como recibos, contratos u hojas de gastos.
Todo en segundos, sin errores humanos y sin necesidad de introducir datos a mano.
Automatiza la gestión y gana control total
Con LexDoka, las facturas pasan a formar parte de un sistema digital completo que:
- Almacena todo de forma segura en la nube.
- Clasifica y etiqueta automáticamente los documentos.
- Permite buscar cualquier factura por múltiples criterios.
- Genera informes e históricos detallados en pocos clics.
- Te avisa automáticamente de vencimientos, pagos o auditorías.
Ejemplo práctico
Imagina que trabajas con veinte proveedores distintos y cada uno de ellos emite varias facturas al mes. Con LexDoka, podrás escanearlas, categorizarlas automáticamente y generar un informe con ayuda de nuestro sistema de análisis y reporting legal en menos de cinco minutos. Sin errores. Sin estrés.
¿Vas a seguir acumulando papeles o has decidido pasarte ya al mundo digital?
