Muchas veces no nos damos cuenta de lo importante que es la gestión de contratos hasta que nos olvidamos de una renovación, nos encontramos con algún problema legal o un documento importante se pierde justo antes de una auditoría.
Una de las mejores soluciones para evitar este tipo de inconvenientes es Contract Lifecycle Management (CLM), una solución integral que nos permite supervisar, controlar y optimizar cada fase del ciclo de vida de un contrato, desde su solicitud hasta su renovación o cumplimiento final.
Pero, ¿qué es realmente el CLM? A continuación, te explicamos cuáles son sus ventajas y cómo puede ayudarte a gestionar cientos de contratos con la misma facilidad que gestionas tu bandeja de entrada.
¿Qué es el Contract Lifecycle Management o CLM?
El Contract Lifecycle Management es el ciclo de vida de un contrato, es decir, todas las fases por las que pasa un acuerdo legal, desde su creación hasta que termina o llega el momento de la renovación.
Una solución tecnológica avanzada que permite automatizar, estandarizar y centralizar la gestión contractual dentro de una organización: solicitudes internas, redacción automática, revisión, negociación, firma electrónica, almacenamiento seguro y seguimiento de obligaciones.
Gracias a lo cual, es posible agilizar los procesos y, al mismo tiempo, optimizar la colaboración entre departamentos, mejorar la trazabilidad, evitar errores y tomar mejores decisiones.
¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de un contrato?
El ciclo de vida de un contrato está formado por las siguientes etapas:
Las 7 fases principales del CLM
- Solicitud: cuando un proveedor o un cliente necesita un contrato, se inicia una solicitud y se activa el ciclo de vida del contrato.
- Generación automatizada del contrato: gracias al CLM, ya no es necesario escribir desde cero cada contrato. Las plantillas inteligentes para automatización de contratos permiten crear documentos en pocos minutos, evitando errores manuales y cumpliendo con la normativa.
- Negociación y colaboración: en esta fase, se revisan y se ajustan los términos. El CLM ofrece herramientas de comentarios, seguimiento de versiones y una validación estructurada. Quedando todo perfectamente registrado.
- Revisión y aprobación: tanto el departamento legal como financiero o compliance validan el contenido. Un buen CLM incluye flujos de aprobación personalizados según las propias jerarquías internas, garantizando un riguroso control sin ralentizar el proceso.
- Firma electrónica: olvídate de imprimir, escanear o enviar por correo postal. La firma digital integrada permite cerrar contratos en segundos, con total seguridad y validez legal.
- Repositorio centralizado: una vez firmado, el contrato es almacenado en un software de gestión documental seguro al que podemos acceder desde cualquier dispositivo autorizado.
- Gestión de obligaciones y renovaciones: a pesar de ser una de las fases más críticas, es una de las más olvidadas. Nos informa sobre las fechas clave, las cláusulas a cumplir y los plazos de renovación, evitando incumplimientos y costosos olvidos.
Principales funcionalidades de un CLM
Además de almacenar documentos, un buen CLM debe ofrecer las siguientes funcionalidades:
Generación automatizada de contratos
Permite elaborar contratos a través de formularios dinámicos, reduciendo los tiempos de redacción hasta un 80%.
Negociación optimizada
El CLM permite invitar a colaboradores externos, registrar comentarios, aprobar o rechazar cláusulas con un solo clic e incluso votar sin necesidad de registrarse.
Firma electrónica integrada
Firma documentos desde cualquier lugar a través de métodos como OTP, certificado digital o firma biométrica. Además, podrás programar recordatorios por si alguna de las partes se ha olvidado de firmar.
Repositorio digital
Podrás tener todos los contratos centralizados en la nube y usar la búsqueda inteligente por texto, fecha o categoría para encontrar el documento que necesites en sólo unos segundos.
Alertas y renovaciones
El sistema te avisa con antelación sobre fechas importantes, permitiendo programar renovaciones automáticas o gestionar alertas a través del asistente inteligente.
Reporting y análisis
¿Quieres saber cuántos contratos están pendientes de firma o cuántas renovaciones vencen este trimestre? Los dashboards interactivos y los informes automatizados generados por un sistema de análisis de contratos con IA te proporcionarán esta información de inmediato.
¿Por qué mi empresa debería tener un software de CLM?
Todas las empresas, sin importar su tamaño, trabajan con acuerdos legales prácticamente a diario: contratos laborales, comerciales, de confidencialidad, licencias, servicios, etc.
Por eso, un software de CLM no es útil únicamente para grandes corporaciones. También lo es para startups, pymes y despachos jurídicos.
- Reduce los errores humanos: algo tan simple como una fecha mal escrita puede costarte una penalización económica. Un CLM ayuda a reducir estos fallos.
- Acelera los tiempos: firmar un contrato puede pasar de semanas a horas.
- Mejora la trazabilidad: en cada documento, sabrás qué es lo que se hizo, cuándo se hizo y quién lo hizo.
- Fortalece la seguridad: el acceso a los contratos está totalmente monitorizado y protegido.
- Aumenta la transparencia interna: todos los departamentos pueden disponer de la información que necesitan en tiempo real.
Beneficios clave del CLM o Contract Lifecycle Management
Algunos de los principales beneficios de contar con un CLM son los siguientes:
- Eficiencia operativa: automatización de procesos repetitivos, reducción del ciclo de vida de los contratos y mejora de la productividad del equipo jurídico.
- Mitigación de riesgos legales: evita incumplimientos, controla mejor las cláusulas y reduce disputas.
- Colaboración fluida: todos los agentes involucrados pueden cooperar en el proceso, desde el equipo comercial hasta el financiero.
- Visibilidad completa: dashboards actualizados en tiempo real para monitorizar el estado de cada contrato.
- Cumplimiento normativo: facilita la adecuación a normativas como el RGPD, ISO o las legislaciones sectoriales.
- Análisis de datos contractuales: podrás detectar patrones, tendencias y oportunidades a través de informes avanzados.
Mejora la gestión de tus contratos gracias a LexDoka
LexDoka es una de las soluciones de CLM más completas del mercado, ideal para empresas que buscan una gestión del ciclo de vida de contratos segura y automatizada.
Generación automatizada de contratos
Gracias a sus plantillas personalizables, podemos reducir considerablemente la carga operativa del equipo legal. Menos errores, más velocidad y contratos adaptados a los estándares de la empresa.
Negociaciones optimizadas
Un entorno digital especialmente diseñado para colaborar: comentarios, propuestas, versiones y un sistema de votación para agilizar la toma de decisiones, incluso con invitados sin necesidad de registro.
Firma electrónica integrada
Posibilidad de firmar desde cualquier dispositivo con sólo un clic. Únicamente tienes que elegir el método de firma más adecuado y automatizar los recordatorios para los firmantes.
Repositorio en la nube
Organiza y visualiza todos tus contratos desde un único lugar. Categorización, Búsquedas inteligentes y permisos de acceso, con notificaciones para fechas clave y renovaciones.
Alertas y renovaciones
Podrás programar tareas repetitivas, como notificaciones automáticas, y llevar un registro completo de las acciones, ayudándote a evitar olvidos.
Análisis y reporting
Descarga valiosos insights a través de búsquedas semánticas, informes adaptados a tus criterios y dashboards interactivos.
Olvídate de las hojas sueltas, las versiones interminables y las prisas por firmar a última hora. ¡Disfruta de todas las ventajas de LexDoka y mejora desde ya la gestión legal y contractual de tu negocio!
