La firma electrónica se ha convertido en un componente dentro de la gestión de los documentos digitales de una empresa. Facilitando la validación y aceptación de acuerdos a distancia, y ofreciendo un alto nivel de agilidad y seguridad.
Sin embargo, debes saber que actualmente existen distintos tipos de firmas electrónicas, cada una de ellas con sus propias características y utilidades.
Entonces, ¿cómo saber cuál elegir? ¿Qué tipo de firma es más segura? Y lo más importante, ¿cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa? Para que puedas simplificar la gestión de tus contratos y documentos, a continuación, te explicamos las diferencias entre los tipos de firma electrónica que existen y en qué situaciones es más recomendable utilizar cada una.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un mecanismo que permite verificar digitalmente la identidad de una persona al firmar un documento electrónico. Permitiendo realizar este proceso a distancia pero de manera totalmente segura, evitando la necesidad de papeles, desplazamientos físicos y tiempos de espera innecesarios.
No obstante, dependiendo de las herramientas que se utilicen y el tipo de transacción que se esté realizando, la firma electrónica puede tener varios niveles de seguridad y complejidad.
Ventajas de la Firma Electrónica
La firma electrónica ha transformado la manera en la que las empresas gestionan sus documentos y acuerdos, ofreciendo accesibilidad, seguridad y eficiencia, lo que la convierte en una herramienta imprescindible para optimizar los procesos y reducir costes. A continuación, te explicamos cuáles son sus principales ventajas:
- Mayor velocidad y eficiencia: permite firmar documentos inmediatamente, agilizando los procesos y evitando posibles demoras.
- Reducción de costos: elimina los gastos de papel, de impresión y de almacenamiento, reduciendo significativamente los costes operativos.
- Seguridad avanzada: las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas cuentan con mecanismos de autenticación y encriptación que garantizan la identidad del firmante y la integridad del documento.
- Cumplimiento legal: la firma electrónica es legalmente válida en muchos países y, en algunos casos, tiene la misma validez que una firma manuscrita, ajustándose perfectamente al Reglamento eIDAS vigente en Europa.
- Accesibilidad remota: los documentos pueden firmarse desde cualquier dispositivo y lugar, facilitando enormemente todas las transacciones a distancia y mejorando la flexibilidad.
- Sostenibilidad: reduce el uso de papel, contribuyendo a la sostenibilidad y a mejorar el impacto ambiental de las empresas.
- Facilidad de integración: puede integrarse fácilmente en los sistemas y flujos de trabajo existentes, permitiendo optimizar los procesos sin necesidad de realizar grandes cambios.
Tipos de firma electrónica según el eIDAS
La Unión Europea ha desarrollado normativas específicas para regular las firmas electrónicas a través del reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que define los diferentes tipos de firmas electrónicas y establece las condiciones para que sean legalmente válidas. Veamos en qué consisten y cuándo debe utilizarse cada una.
Firma electrónica simple
La firma electrónica simple es la forma más básica de firma digital. Se utiliza principalmente para acuerdos o documentos que no requieren una validación tan estricta o un alto nivel de seguridad. Se realiza mediante un simple clic en una casilla.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que su validez jurídica es baja, por lo que si hay algún desacuerdo o disputa, podría ser más difícil probar la autenticidad de la firma.
¿Cuándo usarla?
La firma electrónica simple es ideal para situaciones cotidianas donde la seguridad no es tan importante, como la aceptación de términos en servicios online, la firma de formularios o encuestas, o documentos internos dentro de una empresa que no conllevan un gran riesgo legal.
Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada ofrece un mayor nivel de validación y seguridad que la firma simple. Según el reglamento eIDAS, debe cumplir con una serie de requisitos técnicos que garantizan que la firma se encuentra vinculada de manera exclusiva al firmante, que puede ser identificado de manera inequívoca y que cualquier alteración posterior del documento firmado pueda ser detectado.
Entre las características que hacen que la firma electrónica avanzada sea más segura destacan los sellos de tiempo, que garantizan la integridad del documento, y las informaciones biométricas, que permiten identificar al firmante, como la geolocalización o la presión ejercida al firmar en un dispositivo.
¿Cuándo usarla?
Este tipo de firma es ideal cuando se requiere un mayor nivel de seguridad, especialmente para contratos, acuerdos de servicios o compromisos financieros. Pero también puede ser utilizada en procesos de firma a distancia, facilitando la validación de y la autenticidad de los acuerdos.
Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada es el nivel más alto de seguridad y cumplimiento normativo. Para ello, es necesario utilizar un dispositivo de creación de firma cualificada y un certificado cualificado de firma electrónica, que es emitido por un proveedor de servicios de confianza.
La firma cualificada es legalmente vinculante y posee la misma validez que una firma manuscrita. Sin embargo, su implementación es más compleja y suele requerir dispositivos específicos como tarjetas inteligentes o lectores biométricos. Por eso, no suele usarse en documentos o procesos de menor relevancia.
¿Cuándo usarla?
Este tipo de firma se utiliza cuando se necesitan los más altos niveles de confianza y autenticación. Por ejemplo, para trámites oficiales de las administraciones públicas, la firma de documentos legales de gran importancia o en situaciones donde se requiere cumplir con normativas específicas para garantizar la validez de la firma, como en el caso de bienes inmuebles o escrituras públicas.
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Así pues, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable, facilitando enormemente la firma de documentos a distancia y reduciendo costes y tiempos de espera. Pero además, garantiza que cada firma esté vinculada de forma segura al firmante, lo que asegura la autenticidad y la validez legal de los diferentes acuerdos.
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Además, tienes la posibilidad de elegir el tipo de firma que mejor se adapte a tus necesidades e integrar proveedores externos, lo que te dará una mayor flexibilidad y control sobre el proceso.
En pocos pasos, podrás cargar tu documento, añadir un mensaje personalizado y enviarlo para que todas las partes lo firmen electrónicamente. Una vez que el proceso haya terminado, recibirás el documento firmado directamente en tu correo.
Con lo cual, ya no tendrás que preocuparte por la seguridad y evitarás retrasos innecesarios, lo que además contribuirá a aumentar la productividad de tu empresa.
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