Agile Contract Management: qué es y cómo puede ayudarte

Agile Contract Management. Qué es y cómo puede ayudarte

En la actualidad, el mundo empresarial avanza a un ritmo tan acelerado que las organizaciones deben encontrar la manera de adaptarse rápidamente a los cambios para ser más eficientes y garantizar su supervivencia a largo plazo.

Pero, ¿sabías que las metodologías ágiles pueden acelerar considerablemente los plazos de entrega y mejorar la calidad de los proyectos? Y es que, gracias a ellas, podemos obtener retroalimentación constante y corregir errores rápidamente.

En este contexto, el concepto de Agile Contract Management ha ido ganando cada vez mayor relevancia. Una respuesta necesaria ante un mercado cada vez más impredecible, pues permiten que las empresas trabajen de manera más flexible, colaborativa y adaptada a las necesidades cambiantes.

Pero, ¿qué son exactamente los agile contracts? ¿En qué se diferencian de los contratos tradicionales? Y, más importante aún, ¿cómo pueden ayudar a optimizar la gestión contractual de tu empresa? 

A continuación te explicamos cuáles son sus características, cómo se elaboran, sus ventajas e inconvenientes, y cómo integrar este enfoque en tu empresa para gestionar mejor tus proyectos y reducir los costes operativos. 

¿Qué son los agile contracts?

Los agile contracts se basan en un enfoque de colaboración flexible entre el cliente y el proveedor, con el objetivo de lograr resultados que se adapten a los cambios durante el ciclo de vida del proyecto. 

Y, a diferencia de los modelos tradicionales, que establecen un alcance fijo, un tiempo determinado y costes predefinidos, apuesta por un modelo más flexible que se va adaptando a las necesidades que van surgiendo.

Con lo cual, podría decirse que se centran en lo que realmente importa: el valor del producto final, y no tanto en cumplir con un cronograma o presupuesto rígido. 

¿En qué consiste la metodología Agile?

La metodología Agile prioriza la flexibilidad, la colaboración constante y la entrega de resultados incrementales. Se basa en el Agile Manifesto, un conjunto de principios y valores que guían el proceso de trabajo, destacando en todo momento la importancia de las personas y las interacciones sobre las herramientas y procesos, la entrega continua de valor a los clientes y la capacidad para adaptarse a los cambios.

El corazón de esta metodología se fundamenta en dividir el proyecto en pequeños ciclos de trabajo (llamados sprints), en los que se entrega una parte funcional del producto o servicio, permitiendo realizar ajustes y mejoras de forma continua. Por eso, es esencial mantener una buena comunicación con el cliente para que el producto final cumpla con sus expectativas.

¿En qué se diferencian los agile contracts de los contratos tradicionales?

Los contratos tradicionales, como los de precio fijo o tiempo y materiales suelen ser bastante rígidos, definiendo el alcance, el tiempo y los costes desde el principio. Por tanto, cualquier cambio posterior puede resultar costoso o ser complicado de gestionar. 

Un enfoque basado en el llamado triángulo de hierro (alcance, tiempo y coste) que supone que el valor de un proyecto puede predecirse y controlarse totalmente desde su inicio.

En cambio, los agile contracts invierten este triángulo. En lugar de centrarse en un alcance cerrado, los contratos ágiles persiguen la entrega de valor. Por eso, los plazos y los costes son más flexibles y el alcance del proyecto puede modificarse a medida que vayan surgiendo nuevas necesidades o que se identifiquen mejores soluciones durante el desarrollo. De esta forma, el cliente recibe el producto que realmente necesita, sin permanecer atado a un estricto conjunto de requisitos predefinidos.

Así pues, mientras que los contratos tradicionales buscan estabilidad en los tres ejes (tiempo, coste y alcance), los contratos ágiles aceptan el cambio y lo convierten en parte natural del proyecto. Con lo cual, aunque es verdad que pueden generar cierta incertidumbre al principio, favorecen una mayor adaptabilidad.

Ventajas de los agile contracts

Los agile contracts ofrecen numerosas ventajas:

  • Adaptabilidad al cambio: en lugar de estar sujetos a un alcance y un cronograma fijos, los equipos pueden ir ajustando el rumbo del proyecto conforme vayan surgiendo nuevas necesidades o circunstancias imprevistas. Especialmente importante en entornos donde las expectativas de los clientes o la tecnología suelen cambiar rápidamente. Con la ventaja de que estos ajustes no suelen generar un aumento desproporcionado de los costes ni retrasos importantes en los plazos de entrega.
  • Mayor colaboración: los contratos ágiles favorecen una colaboración más continua entre el proveedor y el cliente, lo que garantiza que las expectativas del cliente estén siempre alineadas con la evolución del proyecto en todo momento. En lugar de basarse únicamente en realizar entregas a largo plazo, se lleva a cabo un intercambio de ideas, avances y ajustes más constante, lo que contribuye a mejorar la resolución de problemas. Como resultado, las decisiones se toman más rápidamente y con mayor consenso, reduciendo la probabilidad de que se produzcan malentendidos y aumentando la satisfacción del cliente.
  • Reducción de riesgos: en los proyectos tradicionales, los cambios imprevistos pueden generar costes adicionales o desajustes en los plazos de entrega. En cambio, en los contratos ágiles los riesgos son más fáciles de gestionar, ya que los ajustes se van realizando de forma continua y en función de la retroalimentación que se va obteniendo, lo que evita sorpresas al terminar el proyecto.
  • Innovación constante: la flexibilidad de los contratos ágiles favorece la innovación de manera constante. Los equipos trabajan en ciclos iterativos con entregas parciales, lo que les da una mayor libertad para experimentar con nuevas soluciones e ideas. De esta forma, además de optimizar el producto, los equipos pueden responder con mayor rapidez a las tendencias emergentes o cambios tecnológicos sin que su trabajo se vea bloqueado por las estrictas cláusulas de los contratos tradicionales.
  • Mejor calidad y tiempos más rápidos: el enfoque ágil se basa en entregas incrementales de producto, lo que significa que los problemas se detectan y corrigen más rápidamente. Al trabajar en ciclos cortos, los equipos tienen la oportunidad de revisar y mejorar el trabajo de forma constante, lo que conduce a una mayor calidad en el producto final. 

Así pues, no sólo se mejora la calidad, sino que también se acelera el tiempo de entrega, ya que las mejoras se realizan sobre la marcha, evitando retrasos acumulativos y garantizando que el cliente reciba un producto más rápido y en mejores condiciones.

¿Cómo elaborar un agile contract?

Para elaborar un agile contract, es necesario adoptar un enfoque flexible que permita adaptarse a los cambios durante todo el ciclo del proyecto. Aunque no existe un modelo único, hay ciertos elementos comunes que deben tenerse en cuenta a la hora de redactar este tipo de contratos:

  1. Definición de objetivos y entregables: aunque el alcance pueda ajustarse durante su ejecución, es importante que el contrato establezca un marco claro sobre lo que se espera al  terminar el proyecto.
  2. Establecimiento de un marco de trabajo flexible: en lugar de establecer unas fechas de entrega tan rígidas, los contratos ágiles permiten definir plazos aproximados y cláusulas que faciliten la incorporación de cambios a medida que el proyecto va avanzando.
  3. Métodos de comunicación claros: en este tipo de contratos se basan en la colaboración constante, por lo que es necesario establecer desde el principio cómo se llevará a cabo la comunicación entre el proveedor y el cliente, y qué mecanismos se utilizarán para gestionar los cambios y ajustes.
  4. Protección ante imprevistos: aunque los contratos ágiles se caracterizan precisamente por su alto nivel de flexibilidad, esto no significa que no tengan que contar con ciertas cláusulas que protejan los intereses de ambas partes en caso de que surjan problemas imprevistos, como acuerdos sobre gastos adicionales o posibles prórrogas de los plazos.
  5. Incentivos y penalizaciones: del mismo modo que en cualquier otro contrato, deben especificarse las consecuencias de no cumplir con los objetivos establecidos, así como posibles incentivos por entregar resultados más rápidos o de mayor calidad.

La conexión entre agile contracts y LexDoka: Un ejemplo práctico de optimización de contratos ágiles

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Con la posibilidad de usar plantillas personalizables y de cambiar determinadas cláusulas cuando sea necesario. Además, las herramientas de negociación y la firma electrónica integrada favorecen la colaboración constante entre ambas partes, garantizando que todos los cambios queden perfectamente registrados y aprobados sin problemas.

Por si fuera poco, LexDoka también centraliza todos tus contratos en un solo lugar, permitiéndote tener un control total sobre el ciclo de vida de tus acuerdos y recibir alertas automáticas para no olvidar fechas clave o renovaciones.

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