Cómo digitalizar procesos administrativos: paso a paso

¿Sabías que muchas empresas siguen gestionando sus documentos y contratos en papel, dedicando muchos recursos a tareas que podrían resolverse en segundos? En el mundo actual, la digitalización de procesos administrativos se ha convertido en una necesidad real para seguir siendo competitivos y eficientes, tal como explicamos en esta guía sobre cómo optimizar tu negocio con tecnología. Lo que conlleva transformar por completo nuestro sistema de gestión interno, la manera de gestionar los recursos y de relacionamos con nuestros clientes y colaboradores.

¿Quieres saber cómo? A continuación, te explicamos paso a paso cómo digitalizar los procesos administrativos y qué beneficios puede ofrecer a tu empresa.

¿En qué consiste la digitalización de procesos administrativos?

La digitalización de los procesos administrativos consiste en sustituir los métodos tradicionales, manuales y en papel por soluciones tecnológicas que permitan llevar a cabo una gestión más rápida, eficiente y segura. 

De esta forma, es posible automatizar tareas repetitivas, reducir errores humanos y ahorrar tiempo para invertirlo en otras tareas de mayor valor, tal como explicamos en esta guía para automatizar flujos de trabajo fácilmente.

Por ejemplo, una empresa que tiene todos sus contratos en papel puede tardar días o, incluso, semanas en enviar los documentos a todas las partes, obtener las firmas, comprobar que no hay errores, almacenarlos y asegurarse de que se renueven en el momento adecuado. En cambio, con un sistema digital, podemos realizar todo esto en cuestión de minutos.

Ventajas de la digitalización de los procesos administrativos

A continuación, detallamos todos los beneficios de los que puede disfrutar tu empresa gracias a la digitalización:

1. Ahorro de tiempo y recursos

Al automatizar las tareas administrativas, reducimos la necesidad de intervención humana constante, ahorrando tiempo y minimizando los posibles errores y modificaciones posteriores.

2. Mejora de la productividad

Al digitalizar procesos como la gestión de vacaciones, las aprobaciones internas o la firma de documentos, los empleados pueden centrarse en otras tareas más importantes en lugar de perder tiempo en procesos burocráticos.

3. Acceso y trazabilidad

La documentación digital permite un acceso rápido desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, cada acción realizada sobre un documento puede registrarse, lo que permite auditar procesos con total transparencia, especialmente si se utiliza un repositorio de documentos centralizado y seguro.

4. Seguridad y cumplimiento

Las plataformas digitales modernas incluyen cifrado, controles de acceso, copias de seguridad automáticas y medidas de cumplimiento normativo (como el RGPD). Mucho más seguro que una carpeta olvidada en una estantería.

5. Escalabilidad

A medida que una empresa va creciendo, los procesos digitales permiten ir manteniendo el orden y la eficiencia sin necesidad de contratar más personal o invertir en infraestructuras físicas.

¿Qué procesos pueden digitalizarse?

La mayoría de las áreas administrativas pueden beneficiarse de los procesos de digitalización. A continuación, te dejamos algunos ejemplos:

Gestión documental y de contratos

Todo el ciclo de vida del contrato puede ser automatizado, desde la creación y edición de documentos hasta su revisión, aprobación y firma digital, gracias a herramientas avanzadas de gestión del ciclo de vida contractual (CLM).

Recursos Humanos

Procesos como la gestión de nóminas, las solicitudes de vacaciones, las evaluaciones de desempeño o las contrataciones pueden automatizarse a través de herramientas digitales específicas.

Contabilidad y facturación

Emisión de facturas electrónicas, control de pagos y cobros, conciliaciones bancarias, etc. Todo esto se puede integrar a través de plataformas de gestión contable.

Atención al cliente

Las plataformas de soporte online, los chatbots y los sistemas de tickets permiten atender consultas y resolver incidencias sin saturar al equipo.

Compras y proveedores

Digitalizar los pedidos, aprobar compras, controlar el stock y pagar a los proveedores de forma automática puede ayudar a mejorar considerablemente la eficiencia de la cadena de suministro.

Flujos de aprobación interna

¿Tienes que esperar días a que alguien apruebe un documento porque se encuentra fuera de la oficina? Gracias a los flujos digitales de aprobación, podemos resolverlo con un solo clic desde el móvil.

Pasos para digitalizar los procesos administrativos de tu empresa

Los procesos de digitalización requieren de planificación, estrategia y una buena implementación. A continuación, te explicamos cómo hacerlo bien desde el principio: 

1. Diagnóstico inicial

Lo primero es revisar el sistema actual para identificar cuellos de botella. ¿Qué procesos son lentos, manuales, propensos a errores? 

2. Establecimiento de objetivos claros

¿Quieres reducir costes? ¿Mejorar los tiempos de respuesta? ¿Aumentar la trazabilidad? Define objetivos concretos que puedan servir como guía durante todo el proceso.

3. Selección de herramientas adecuadas

No todas las herramientas sirven para todas las empresas. Busca soluciones que se adapten a tu sector y al tamaño y las necesidades de tu negocio, como un sistema de gestión documental (DMS) que centralice, organice y optimice toda tu documentación empresarial.

4. Automatización de tareas repetitivas

Todo lo que se hace de forma mecánica puede automatizarse: envío de documentos, recordatorios, aprobaciones, asignación de tareas, creación de informes, etc.

5. Formación del equipo

Es importante que todo el equipo sepa cómo usar las nuevas plataformas para poder sacarles el máximo provecho.

6. Implementación progresiva

No intentes digitalizar todo de golpe. Empieza por los procesos clave o más problemáticos, y ve avanzando paso a paso.

7. Seguimiento y mejora continua

Digitalizar no es un destino, es un camino. Ve revisando los resultados de manera periódica, ajusta aquello que no funcione y sigue mejorando.

LexDoka: digitalización contractual en serio (y sin dolores de cabeza)

Si sueles gestionar documentos legales de manera habitual, como acuerdos con proveedores o contratos laborales, LexDoka te ayuda a simplificar al máximo esta transición. Una solución integral que ahorra tiempo, evita errores y mejora la productividad de todo el equipo.

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Nuestras plantillas personalizables y procesos de automatización te ayudarán a ahorrar mucho tiempo, a minimizar errores y a mantener todos tus documentos perfectamente ordenados.

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• Eliminación de tareas repetitivas.

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Además, podrás extraer información de todos tus documentos legales utilizando la solución de análisis y reporting con IA, perfecta para generar insights legales sin esfuerzo.

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