A lo largo de las últimas décadas, la digitalización ha permitido que podamos llevar a cabo muchos procesos burocráticos y administrativos de forma remota. Por ejemplo, firmar documentos electrónicamente sin que tengamos que desplazarnos o manejar documentos en papel.
Además, de ser más rápido, firmar un documento electrónicamente también proporciona un nivel de seguridad y fiabilidad mayor que el que pueden ofrecer las firmas tradicionales.
Pese a ello, hay muchas personas que todavía no saben cómo firmar un documento con firma electrónica y que tienen ciertas dudas al respecto. ¿Es realmente seguro firmar un documento digitalmente? ¿Cuál es el proceso exacto que hay que seguir para firmar un PDF? Y lo más importante, ¿cómo podemos tener la seguridad de que la firma es legalmente válida?
A continuación, respondemos a todas estas preguntas y te explicamos todo lo que necesitas saber para firmar un documento con firma electrónica.
¿De qué maneras se puede firmar un PDF?
Existen varias formas de firmar un documento PDF electrónicamente. Desde firmas simples hasta firmas digitales avanzadas, cada una de ellas con sus propias características y usos específicos. Entonces, ¿cuál es mejor? Pues dependerá del nivel de seguridad y de la validez que se necesite para el documento en cuestión.
Firma electrónica simple
Normalmente, se realiza dibujando una firma en el documento o insertando una imagen de tu firma manuscrita. Una opción que puede ser válida para documentos informales o cuando no se requiere de una validación tan estricta de la identidad del firmante. Sin embargo, no es tan segura como la firma digital.
Firma digital
Por otro lado, la firma digital es mucho más segura, ya que permite verificar la identidad. Además, está vinculada al certificado digital y utiliza una clave privada para garantizar que el documento no se ha modificado desde que se firmó. Por eso, normalmente se usa en la firma de documentos legales o financieros.
Así pues, la elección entre la firma simple o digital dependerá del tipo de documento que estemos firmando. Si el documento tiene implicaciones legales o financieras importantes, la mejor opción siempre es la firma digital. En cambio, si se trata de un documento más sencillo o no requiere una verificación tan rigurosa, con la firma electrónica simple puede ser suficiente.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica permite autenticar la identidad de una persona en un documento digital. Su principal función es garantizar que el firmante del documento es quien dice ser y que el contenido del documento no ha sido alterado desde su firma.
Se encuentra vinculada a un certificado digital que garantiza la autenticidad del firmante a través del uso de criptografía, contando con la misma validez legal que una firma manuscrita. Es más, en muchos casos, es obligatoria para trámites oficiales.
Te invitamos a leer el siguiente artículo sobre la diferencia entre firma digital y electrónica.
¿Qué es el certificado digital?
Un certificado digital es un documento electrónico que se utiliza para autenticar la identidad de una persona o entidad en entornos digitales a la hora de realizar numerosos trámites online, como la firma de documentos, la presentación de impuestos o incluso la realización de trámites en la administración pública.
Es, básicamente, una versión electrónica de tu DNI emitida por las autoridades certificadoras, pero con funciones mucho más avanzadas y con un alto nivel de seguridad.
Para utilizarlo, es necesario que se encuentre instalado en tu equipo o en un dispositivo de almacenamiento seguro, como una tarjeta inteligente o un pendrive.
¿Cómo firmar un documento con firma electrónica?
Una vez que tengas tu certificado digital, el proceso de firma de documentos es bastante sencillo. Algunos de los métodos más comunes son los siguientes:
Firmar un PDF con Adobe Acrobat Reader
Una de las herramientas más utilizadas para firmar documentos es Adobe Acrobat Reader. Si ya tienes tu certificado digital instalado en tu equipo, es muy sencillo:
- Abre el documento PDF que necesitas firmar en Adobe Acrobat Reader.
- En el menú superior, selecciona «Herramientas» y luego «Certificados».
- Haz clic en «Firmar digitalmente».
- Selecciona el espacio en el documento donde deseas colocar tu firma.
- Elige el certificado digital que quieres usar (deberías tenerlo previamente instalado en tu equipo).
- Introduce la contraseña de tu certificado y guarda el documento.
Este proceso garantiza que el documento sea firmado de manera segura y que tu identidad quede perfectamente verificada. Además, podrás validar la firma en cualquier momento haciendo clic en ella y seleccionando «Validar firma».
Firmar un PDF con GoSign
GoSign es otra opción para firmar documentos de manera digital. Permite firmar, autenticar y almacenar documentos de forma electrónica, lo que lo convierte en una herramienta muy útil para empresas o particulares que gestionan un gran volumen de documentos, ya que facilita la creación de flujos de firma y la automatización del proceso.
- Abre el documento en GoSign.
- Haz clic en «Firmar» y selecciona el archivo.
- Elige «Firma PADeS» para insertar tu firma digital.
- Coloca la firma en el lugar deseado y confirma.
- Introduce la contraseña del certificado digital y guarda el documento firmado.
Firmar un PDF en tu móvil
Si necesitas firmar un documento mientras estás fuera de la oficina, GoSign Business ofrece la posibilidad de firmar documentos desde el móvil. Una versión que permite abrir y firmar documentos PDF desde tu teléfono, lo que resulta muy cómodo si trabajas de manera remota o necesitas gestionar documentos fuera de la oficina.
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En definitiva, además de ser más eficiente, firmar documentos de forma electrónica también ofrece un nivel de validez y seguridad que te ayudará a cumplir perfectamente con la legalidad vigente. Una solución indispensable para cualquier persona o empresa que trabaje con documentos y contratos digitales.
En este sentido, LexDoka permite simplificar y automatizar la gestión de todos tus documentos, llevando un adecuado control de todo el ciclo de vida de tus contratos. Gracias a ello, podrás firmar todos tus documentos y contratos de manera rápida y segura, sin necesidad de configuraciones adicionales. Pudiendo elegir entre diferentes métodos de firma, lo que te dará una mayor flexibilidad en función de tus necesidades.
Además, incluye otras funciones como la creación automatizada de contratos, la negociación optimizada, y el almacenamiento centralizado en la nube, garantizando que todo el proceso contractual sea ágil y eficiente.
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