En los últimos años, la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos dentro del mundo empresarial. Como sociedad, manejamos más información que nunca. Desde las apps que usamos hasta los formularios que completamos a diario, todo deja un rastro.
Y si no somos conscientes de los riesgos, ese rastro puede convertirse en una puerta abierta al robo de identidad, el fraude financiero o incluso la pérdida de competitividad empresarial. Por eso, proteger los datos sensibles de nuestros clientes se ha convertido en una de las principales obligaciones para cualquier cliente.
Pero, ¿qué son exactamente los datos sensibles? ¿Qué es lo que dice la ley en España al respecto? ¿Cómo podemos protegerlos? A continuación, te lo explicamos con todo detalle.
¿Qué son los datos sensibles?
La información sensible es cualquier dato que, de caer en manos indebidas, podría causar un daño a la persona o entidad a la que pertenece, desde tu número de seguridad social hasta un informe médico o un contrato empresarial.
A diferencia de otros datos más «inofensivos», como el nombre de una calle o la lista de ingredientes de una receta, los datos sensibles requieren una protección especial por ser de carácter privado y por el impacto legal y económico que su filtración puede generar.
¿Qué dice la ley en España?
En España, la protección de los datos sensibles está regulada por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
El RGPD distingue entre datos personales y datos sensibles. Estos últimos incluyen:
- Origen racial o étnico.
- Opiniones políticas.
- Creencias religiosas o filosóficas.
- Afiliación sindical.
- Datos de salud.
- Vida u orientación sexual.
- Datos genéticos y biométricos.
Estos datos no pueden ser tratados sin una base legal muy concreta, como el consentimiento explícito del titular, razones de interés público o la defensa de intereses vitales. Las multas por incumplimiento pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global.
Tipos de datos sensibles: ejemplos
A continuación, destacamos algunos ejemplos concretos que encajan dentro de la categoría de información sensible:
Datos personales identificables (PII)
- Nombre completo, dirección y teléfono.
- DNI, pasaporte y número de la Seguridad Social.
- Fotografías que permitan identificar a una persona.
- Direcciones IP, cookies o identificadores de dispositivos.
Información financiera
- Números de cuenta bancaria.
- Datos de tarjetas de crédito y débito.
- Historial de transacciones.
- Declaraciones de impuestos, ingresos, inversiones.
Información sanitaria
- Historial médico.
- Diagnósticos, informes clínicos y resultados de laboratorio.
- Registros de tratamientos y hospitalizaciones.
- Información del seguro médico.
Información corporativa sensible
- Secretos comerciales.
- Datos de clientes y empleados.
- Contratos legales y acuerdos confidenciales.
- Planes de negocio y estrategias internas.
Datos de alto riesgo
- Información legal (antecedentes, litigios, etc.).
- Datos biométricos (huellas, reconocimiento facial, etc.).
- Información gubernamental clasificada.
- Información genética.
¿Por qué es tan importante proteger la información sensible?
Proteger estos datos no es solo una cuestión de cumplir con la ley, es una forma de protegernos a nosotros mismos, nuestras empresas y nuestra reputación. Recuerda que recuperar la reputación de tu empresa tras una filtración puede ser mucho más costoso y complejo implementar un buen sistema de protección desde el principio.
- Evitar fraudes y robos de identidad: hay datos personales que pueden ser usados para contratar servicios, abrir cuentas o realizar compras sin nuestro conocimiento.
- Proteger la salud financiera de una empresa: si un competidor accede a tu información estratégica, podrías perder una importante ventaja dentro del mercado.
- Prevenir sanciones legales: como ya hemos comentado, las multas por incumplimiento son severas.
- Mantener la confianza del cliente: nadie quiere trabajar con una empresa que no puede garantizar la seguridad de sus datos.
¿Cómo proteger tu información sensible?
Afortunadamente, hay numerosas formas de reducir riesgos y blindar nuestros datos sensibles. A continuación, te compartimos algunas de las más eficaces:
Formación constante
Los errores humanos siguen siendo una de las principales causas de filtraciones o de que la información caiga en malas manos. Por eso, es fundamental que todos los integrantes de la organización sepan qué tipo de información es sensible, cómo debe ser tratada y qué prácticas están permitidas o prohibidas. Desde la identificación de correos sospechosos hasta el uso correcto de herramientas digitales y plataformas colaborativas. Un proceso constante que debe ir adaptándose a nuevas amenazas y normativas.
Cifrado de datos
El cifrado es una técnica que transforma la información en un formato ilegible para cualquier persona que no disponga de la clave de acceso o autorización correspondiente. Fundamental para garantizar que los datos permanezcan seguros tanto cuando están almacenados en servidores o dispositivos, como cuando se transmiten a través de redes internas o externas.
Control de accesos
Establecer un sistema de permisos por roles permite que cada usuario solo pueda acceder a lo estrictamente necesario para cumplir con sus funciones. Además, implementar un protocolo de autenticación de múltiples factores y mantener registros de acceso y modificaciones mediante sistemas de auditoría contribuye a reforzar la seguridad.
Evaluación de riesgos y clasificación de datos
Saber cuáles son los datos que maneja la empresa y cuál es su nivel de sensibilidad permite priorizar esfuerzos. De esta forma, podemos clasificar la información en categorías como pública, interna, confidencial o restringida y asignar los controles adecuados. Esta clasificación debe ir acompañada de evaluaciones de riesgo periódicas que identifiquen vulnerabilidades y permitan anticiparse a posibles amenazas.
Todos tus documentos, centralizados y seguros en un solo lugar
Afortunadamente, hoy en día, contamos con avanzadas herramientas que nos permiten centralizar la gestión de los contratos de nuestra empresa desde una única plataforma. Pudiendo acceder a ellos en cuestión de segundos, categorizarlos, protegerlos y además recibir alertas automáticas cuando se vaya acercando la fecha clave.
LexDoka centraliza toda la información sensible de tu empresa en un entorno seguro, accesible y organizado. ¿Qué significa esto en la práctica?
- Almacenamiento en la nube cifrado con estándares internacionales.
- Control de acceso según roles definidos.
- Búsqueda semántica rápida e inteligente.
- Alertas automáticas para vencimientos y renovaciones.
Además, LexDoka está diseñado para agilizar todo el proceso contractual con tus colaboradores, socios y proveedores, registrando y protegiendo cada fase.
No esperes a sufrir una filtración para actuar. La prevención es siempre la mejor inversión para mantener tus datos en buenas manos.
