¿Alguna vez has sentido que la gestión de los contratos quitan mucho tiempo a tu equipo? En los últimos años, la eficiencia y la optimización de los procesos internos han ido ganando cada vez más importancia dentro del marco de la gestión empresarial. Por eso, no es extraño que cada vez más negocios busquen ahorrar tiempo a través de soluciones como la automatización de contratos, lo que además contribuye a minimizar los errores, a mejorar la colaboración entre los equipos y a cumplir con la normativa legal.
La creación, negociación y firma de contratos requiere de la realización de multitud de tareas manuales y repetitivas que consumen mucho tiempo, como crear documentos, negociar condiciones, enviar y recibir correos electrónicos para solicitar firmas y, finalmente, archivar los acuerdos de manera adecuada.
Cada una de estas tareas puede consumir recursos valiosos, que perjudican enormemente la productividad de la empresa. Por eso, cada vez más empresas recurren a plataformas de automatización para centralizar y digitalizar todas estas actividades en lugar de depender de los métodos convencionales.
De esta forma, es posible gestionar desde la redacción de los contratos hasta su firma electrónica. Un sistema es capaz de generar contratos dinámicos a través de plantillas predefinidas, personalizar cláusulas en base a las condiciones preestablecidas, gestionar revisiones y negociaciones, y garantizar la firma online de manera rápida y segura.
¿Qué es la automatización de contratos?
La automatización de contratos es un proceso que facilita a las empresas la gestión de todo el ciclo de vida de un contrato, desde su creación hasta su ejecución y almacenamiento. Buscando reemplazar las tareas mecánicas con flujos de trabajo digitales que, además de mejorar la eficiencia, garantizan su cumplimiento legal.
La automatización de contratos permite que todas estas actividades se lleven a cabo de forma automática. Gracias a ello, podemos configurar plantillas personalizadas que se van rellenando automáticamente en base a los datos que hayamos introducido, agilizando considerablemente la creación de nuevos contratos.
Pero además, podemos establecer flujos de aprobación para que no haya que supervisarlo todo manualmente, permitiendo que las negociaciones avancen más rápido.
¿Qué problemas resuelve la automatización de contratos?
Además de ahorrar tiempo y recursos, la automatización de contratos también resuelve varios problemas comunes a los que suelen enfrentarse los departamentos legales, de ventas y recursos humanos. Sin este tipo de soluciones, los procesos de contrato suelen estar plagados de ineficiencias, que pueden generar retrasos, costosos errores y complicaciones en la gestión de acuerdos.
Ciclos de aprobación largos
Debido a las revisiones manuales, el ciclo de aprobación de contratos puede ser lento, especialmente cuando hay varias partes involucradas. La automatización elimina estos cuellos de botella, dirigiendo automáticamente los contratos al siguiente firmante o aprobador, lo que permite cerrar los acuerdos más rápidamente.
Riesgos de incumplimiento
Mediante la aplicación de cláusulas estandarizadas y la creación de alertas para fechas clave, la automatización ayuda a reducir riesgos de incumplimientos legales, que podrían derivar en graves sanciones. Además, la tecnología permite revisar posibles problemas de cumplimiento, facilitando las correcciones antes de la firma.
Falta de visibilidad
La automatización centraliza toda la información, brindando visibilidad en tiempo real sobre el estado, ubicación y plazos de cada contrato. Esto mejora el control interno y ayuda a prevenir problemas tanto legales como financieros.
Beneficios de la automatización de contratos
La automatización de contratos ofrece numerosos beneficios que influyen directamente en la eficiencia de los equipos y la competitividad de la empresa. Algunas de las ventajas más destacadas son las siguientes:
Ahorro de tiempo y recursos
La automatización de contratos elimina la necesidad de realizar tareas repetitivas, como redactar acuerdos desde cero o realizar el seguimiento manual de las firmas. Con lo cual, además de reducirse la carga de trabajo de los empleados, también se libera tiempo para actividades que aporten un mayor valor a la empresa, como las estrategias de marketing o el servicio de atención al cliente.
Reducción de errores
Uno de los mayores problemas de los contratos manuales es el riesgo de cometer errores, tanto debido a un uso incorrecto de las cláusulas como por desconocimiento. Errores que pueden resultar muy costosos y generar disputas legales. Gracias a la automatización, los contratos se crean a través de plantillas estandarizadas, reduciendo las posibilidades de errores humanos.
Mejora en la colaboración
Los equipos que trabajan en diferentes ubicaciones geográficas muchas veces encuentran dificultades a la hora de colaborar en la creación y revisión de contratos. Las herramientas de automatización permiten acceder al documento en tiempo real y trabajar en él de forma simultánea, agilizando la comunicación y acelerando la toma de decisiones.
Seguimiento y visibilidad
Como ya hemos mencionado, la automatización también facilita el seguimiento de los contratos. Las empresas pueden visualizar y supervisar todos sus documentos en una única ubicación, y recibir alertas cuando un contrato vaya a caducar o requiera de algún cambio. De esta forma, se reducen las posibilidades de olvidos y se garantiza que todos los acuerdos se firmen dentro del plazo marcado.
¿Cómo automatizar los contratos de tu empresa?
Para implementar la automatización de contratos en una empresa, es necesaria una buena planificación y saber elegir las herramientas adecuadas. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
Elige una solución de software adecuada
Lo primero que debemos hacer es elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa. Las plataformas de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) son una excelente opción. Gracias a ellas, podemos gestionar todo el ciclo de vida de un contrato, desde su creación hasta su almacenamiento.
Utiliza plantillas personalizables
Una de las mejores formas de agilizar la creación de contratos es utilizar plantillas personalizables que nos permitan generar los documentos rápidamente y sin temor a errores, garantizando que todos los acuerdos sean redactados bajo las mismas condiciones.
Establece recordatorios y vencimientos automáticos
Por último, no olvides configurar recordatorios automáticos para los hitos clave del contrato. De esta forma, te asegurarás de que los contratos se ejecuten sin problemas.
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En LexDoka, ofrecemos una solución completa para la automatización de contratos que facilita todos los aspectos del proceso contractual, desde la creación hasta la firma y el almacenamiento.
- Crear plantillas personalizables para cada tipo de contrato. Esto reduce significativamente el tiempo necesario para redactar acuerdos y previene muchos errores.
- Herramienta que facilita las negociaciones, con un historial completo de las acciones realizadas durante el proceso. Además, podrás invitar a tus colaboradores a revisar, comentar, proponer y aprobar documentos sin necesidad de un registro previo.
- Firma electrónica integrada. Permite a todas las partes firmar con total validez legal sin necesidad de imprimir ni escanear los documentos.
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