Diferencias entre CLM y DLM

¿Sabías que las grandes empresas pueden llegar a perder millones de euros por no saber gestionar correctamente sus datos? Pero además, los documentos mal archivados pueden suponer un grave problema legal. Por eso, es fundamental entender perfectamente cada detalle del ciclo de vida de la información y de los documentos de una empresa, especialmente si se quiere implementar una buena estrategia de gestión de contratos o de datos.

En este sentido, el CLM (Contract Lifecycle Management) y DLM (Data Lifecycle Management), buscan precisamente sistematizar, automatizar y proteger. Sin embargo, lo hacen de manera muy diferente. 

¿Qué es el CLM?

El Contract Lifecycle Management (CLM), o gestión del ciclo de vida de los contratos, es una metodología que se centra en gestionar de manera integral todos los procesos que involucran contratos, desde su creación hasta su expiración o renovación. Un buen sistema de CLM permite:

• Generar contratos automáticamente, en base a plantillas predefinidas.
• Evitar errores humanos, gracias a la automatización de tareas repetitivas.
• Reducir tiempos en negociaciones mediante herramientas de colaboración.
• Firmar digitalmente de manera ágil y legalmente válida.
• Controlar el cumplimiento normativo y evitar riesgos jurídicos.
• Supervisar renovaciones y gestionar alertas de vencimientos.

Con lo cual, no solamente resulta útil para el equipo legal, sino también para áreas como ventas, compras, finanzas o recursos humanos, ya que permite automatizar el ciclo de vida del contrato con tecnología legal avanzada.

¿Qué es el DLM?

El Data Lifecycle Management (DLM), o gestión del ciclo de vida de los datos, es el proceso sistemático que permite a una organización gestionar sus datos desde su creación hasta su eliminación. Fundamental en aquellas empresas donde los datos crecen de forma exponencial y donde los errores de gestión pueden conllevar sobrecostes, graves sanciones o, incluso, pérdidas de información.

La gestión del ciclo de vida de los datos incluye varias fases:

1. Recopilación de datos: desde múltiples fuentes.
2. Almacenamiento seguro: ya sea en servidores locales o en la nube.
3. Mantenimiento: garantizando integridad y actualización.
4. Acceso controlado para los usuarios autorizados.
5. Uso eficiente: generando valor y análisis.
6. Archivado o eliminación: cumpliendo con las normativas y políticas internas.

Además, el DLM ayuda a cumplir con regulaciones como el RGPD o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), lo que lo convierte en un pilar fundamental para cualquier estrategia de cumplimiento normativo, y que puede apoyarse en un buen sistema de gestión documental empresarial (DMS). Las empresas que los aplican correctamente logran:

• Mayor seguridad en la información.
• Reducción de costes de almacenamiento innecesario.
• Disponibilidad inmediata de datos relevantes.
• Trazabilidad de la información en caso de auditoría.

Así pues, mientras que el CLM se centra en los documentos contractuales, el DLM se ocupa de todo lo relacionado con los datos, desde los logs del servidor hasta los correos electrónicos archivados.

¿Cuáles son las diferencias entre CLM y DLM?

Aunque las siglas se parezcan, CLM y DLM no tienen nada que ver o casi nada. Es cierto que ambos juegan un importante papel dentro de la gestión del ciclo de vida de los contratos o de los datos, pero su objeto, su enfoque y sus objetivos son totalmente distintos.

Aspecto	CLM (Contract Lifecycle Management)	DLM (Data Lifecycle Management)
Objeto de gestión	Contratos y documentos legales.	Datos e información digital.
Fases clave	Creación, negociación, firma, cumplimiento y renovación.	Recopilación, almacenamiento, uso, archivo y eliminación.
Usuarios principales	Equipos legales, compras, ventas, RR.HH., compliance, etc.	Equipos de TI, seguridad, compliance, analistas de datos, etc.
Objetivo principal	Optimizar y controlar el ciclo de los contratos.	Garantizar la integridad, la disponibilidad y la seguridad de los datos.
Riesgos que previene	Incumplimientos legales, pérdidas contractuales y sanciones.	Violaciones de privacidad, pérdida de datos e incumplimiento normativo.

Eso sí, en muchos casos, CLM y DLM pueden complementarse. Por ejemplo, un contrato almacenado en una plataforma CLM también debe cumplir ciertas normativas de almacenamiento que entran dentro del ámbito del DLM.

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• Reducción del error humano.
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