¿Qué es el DPA y para qué sirve en el ámbito legal?

¿Sabías que muchas empresas no cumplen el RGPD simplemente por desconocimiento? En la era digital, la protección de los datos es una de las principales obligaciones legales para todas las empresas. 

Desde el lanzamiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 2018, las empresas que operan dentro de la Unión Europea o que procesan datos de ciudadanos europeos deben establecer acuerdos claros con cualquier proveedor externo que gestione esos datos. Pudiendo incurrir en sanciones millonarias en caso de incumplimiento.

En este contexto, el DPA (Data Processing Agreement o Acuerdo de Procesamiento de Datos) se ha convertido en una pieza clave para garantizar la privacidad, la seguridad y la legalidad en el manejo de la información personal.

¿Qué es el DPA?

El DPA es un contrato legal entre dos partes: el controlador de datos (quien recoge los datos) y el procesador de datos (quien los gestiona en su nombre). Un acuerdo que establece las bases sobre cómo van a tratarse esos datos personales: con qué propósito, durante cuánto tiempo, bajo qué medidas de seguridad y qué derechos tienen los implicados.

Siempre que ambas partes lo firmen y esté disponible para auditorías o revisiones legales, este documento puede presentarse en formato físico o digital. 

¿Y por qué es tan relevante? En la actualidad, las filtraciones y los ciberdelitos están a la orden del día. Por eso, contar con un contrato que delimite claramente responsabilidades no es solo recomendable, sino imprescindible. Y es que, sin un DPA firmado, cualquier manipulación por parte de un tercero podría considerarse ilegal. Por eso muchas empresas están recurriendo a la automatización de contratos para garantizar seguridad y cumplimiento desde el primer momento.

Así pues, el DPA nace como respuesta a la necesidad de proteger los datos de las personas físicas frente a abusos, negligencias o malentendidos. 

¿Para qué sirve en el ámbito legal?

Desde el punto de vista legal, el DPA ofrece múltiples funciones para garantizar un tratamiento ético, seguro y conforme a la ley de los datos personales. 

• Responsabilidad compartida: el DPA define qué debe hacer cada parte. Si algo saliera mal, el contrato ayudará a determinar responsabilidades.
• Prevención de sanciones: sin un DPA, cualquier inspección por parte de una autoridad de protección de datos podría terminar en multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global de la empresa.
• Confianza contractual: al establecer cláusulas claras, ambas partes pueden tener la tranquilidad de que no se extralimitarán en el uso de los datos.
• Cumplimiento del RGPD: el DPA es un pilar fundamental dentro del marco de cumplimiento normativo en la UE, al igual que otros documentos legales esenciales que las empresas deben tener correctamente gestionados.
• Base para auditorías y controles: permite que el controlador supervise y, si lo desea, audite el trabajo del procesador en cualquier momento.

Partes que componen un DPA

Aunque pueden variar ligeramente entre empresas, todos los acuerdos DPA deben incluir ciertos elementos esenciales que garantizar la legalidad y la transparencia del tratamiento de datos:

1. Definiciones clave: términos como “datos personales”, “subprocesadores” o “transferencias internacionales” deben estar claramente definidos.
2. Obligaciones del procesador: incluye deberes como seguir las instrucciones del controlador, mantener la confidencialidad y tomar las medidas de seguridad adecuadas.
3. Responsabilidades del controlador: detalla cómo debe colaborar y qué derechos tiene sobre los datos.
4. Medidas técnicas y organizativas: se especifican acciones como cifrado, autenticación multifactor, backup, etc., todas ellas alineadas con una gestión documental eficiente y segura en entornos digitales.
5. Determinación del propósito del tratamiento: para qué se procesan los datos y durante cuánto tiempo.
6. Transferencias internacionales: si se trasladan datos fuera del EEE, debe garantizarse la protección adecuada.
7. Manejo de incidentes y filtraciones: protocolo a seguir si se produce una brecha de seguridad.
8. Destino de los datos al finalizar el contrato: ya sea eliminación segura o devolución al controlador.
9. Acceso a auditorías: el controlador tiene derecho a revisar cómo se gestionan sus datos.

¿Cuáles son las obligaciones de gestión de datos del procesador en un DPA?

El procesador de datos no puede actuar por libre. De hecho, debe cumplir con una lista clara de obligaciones que refuerzan el cumplimiento del RGPD. Si el procesador incumple alguna de ellas, las consecuencias pueden ser devastadoras. Hablamos de multas, sanciones, pérdida de reputación, etc.

• Seguir estrictamente las instrucciones del controlador.
• No subcontratar sin autorización previa.
• Implementar medidas técnicas de protección: cifrado, control de acceso, etc.
• Ayudar al controlador a cumplir con sus obligaciones legales.
• Llevar un registro de actividades de tratamiento, lo cual puede optimizarse si se cuenta con un sistema de gestión documental (DMS) que permita control total sobre el ciclo de vida del documento.
• Notificar cualquier incidente de seguridad en un máximo de 72 horas.
• Eliminar o devolver los datos una vez finalizado el contrato.

¿Qué ocurre ante un incumplimiento del DPA?

Para ilustrarlo, pondremos un ejemplo real: el caso WhatsApp. En 2021, la aplicación fue multada con 225 millones de euros por no haber informado claramente sobre cómo compartía los datos con otras empresas del grupo Meta. ¿El resultado? Un escándalo público y una revisión urgente de sus políticas internas.

Ante un incumplimiento del DPA, pueden ocurrir varias cosas:

• Se exige a la empresa la notificación inmediata a la autoridad de control (como la AEPD en España).
• Si el riesgo es alto, hay que informar también a los usuarios afectados.
• Las multas pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global.
• En algunos casos, se impide a la empresa seguir procesando datos personales de forma temporal o definitiva.

¿Cómo protege un DPA los derechos de los interesados?

Un buen DPA no solo protege a las propias empresas, sino también a las personas que hay detrás de los datos. De esta forma, los interesados pueden ejercer sus derechos:

• Derecho de acceso: saber qué datos se han recopilado y cómo se usan.
• Derecho de rectificación: corregir información incorrecta.
• Derecho al olvido: solicitar la eliminación de los datos si ya no son necesarios.
• Derecho a la portabilidad: pedir que los datos sean transferidos a otra empresa.
• Derecho a la limitación del tratamiento: en caso de disputas, por ejemplo.

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