Una de las innovaciones más importantes que se han producido en los últimos años en el sector del derecho es la automatización de los procesos legales. Tareas que consumen mucho tiempo, donde es fundamental cumplir con la normativa y donde la gestión de los documentos legales debe ser eficiente.
Gracias a aplicaciones como LexDoka, podemos reducir considerablemente el tiempo que dedicamos a gestionar nuestros contratos, mejorando así la eficiencia y reduciendo el riesgo de errores.
Además, la implementación de herramientas como la firma digital, beneficia tanto a los profesionales del derecho como a los clientes, que pueden disfrutar de un servicio más rápido y seguro.
¿En qué consiste la automatización de los procesos legales?
La automatización de procesos legales es el uso de tecnologías, software y herramientas digitales para optimizar y gestionar de manera más eficiente las tareas legales rutinarias, como la elaboración de contratos, el seguimiento de plazos, el archivado de documentos y la gestión de la firma digital.
Una transición de los procesos manuales a sistemas basados en software que eliminan tareas repetitivas y propensas a errores. Pudiendo reducir el tiempo de algunas tareas de horas a minutos con sólo un par de clics. Pero también incluye funciones como el seguimiento del vencimiento de los contratos, la firma electrónica de documentos o la gestión de los pagos.
En este sentido, el uso de un sistema de gestión de documentos (DMS) permite centralizar toda esta información en una única plataforma, favoreciendo la colaboración y garantizando el cumplimiento de las normativas legales.
Beneficios de la automatización de los procesos legales
La automatización de los procesos legales ofrece una serie de ventajas muy interesantes para los bufetes de abogados.
Reducción de tiempo
La automatización de los procesos legales reduce significativamente el tiempo dedicado a las tareas más rutinarias y repetitivas, como la creación de documentos, la recopilación de información o la programación de citas. Gracias a herramientas que permiten crear contratos, informes y otros documentos legales automáticamente, los abogados pueden completar estos procesos en cuestión de minutos, ahorrando un tiempo muy valioso, y permitiendo que los profesionales se concentren en actividades de mayor valor añadido, como la planificación de estrategias legales o la atención personalizada a sus clientes.
Minimización de errores
Una de las mayores preocupaciones de los despachos de abogados es la posibilidad de cometer errores humanos durante la creación o revisión de los documentos. Y es que la intervención manual en este tipo de tareas puede dar lugar a fallos, tanto por descuidos como por omisiones o malinterpretaciones.
Un software especializado comprueba que todos los datos sean correctos y que el formato de los documentos cumpla con los estándares requeridos. Además, las tareas siempre se llevan a cabo bajo parámetros predefinidos, lo que reduce drásticamente la tasa de errores.
Mejora de la seguridad
La seguridad de los datos y los documentos es un imperativo dentro del ámbito legal. Con la automatización, toda la información se almacena y gestiona en plataformas protegidas, garantizando un mayor nivel de seguridad.
Los sistemas automatizados suelen contar con protocolos de seguridad avanzados, como cifrado de datos y control de accesos, reduciendo así el riesgo de pérdida de información o accesos no autorizados. Además, el seguimiento en tiempo real de los documentos nos permite identificar rápidamente cualquier irregularidad.
Mejor trazabilidad de las acciones realizadas
Todas las acciones realizadas quedan registradas de manera detallada, facilitando enormemente el seguimiento de cada documento o procedimiento legal. Lo que, además de mejorar la transparencia, proporciona un historial completo de todas las modificaciones, revisiones y aprobaciones. Especialmente útil para garantizar el cumplimiento de las normativas y poder auditar las acciones tomadas en cualquier momento.
¿Cómo puede ayudar a tu bufete de abogados?
Imagina que eres un abogado que necesita gestionar múltiples contratos, negociar acuerdos o seguir el ciclo de vida de un documento legal. Sin un sistema adecuado, estas tareas pueden llegar a resultar muy estresantes.
Pero además, el riesgo de olvidos o errores también aumenta. En este sentido, la automatización de procesos legales ayuda a simplificar y a agilizar todos estos procesos.
Optimización de la creación de contratos
Gracias a plataformas como LexDoka, es posible automatizar la creación de documentos a través de plantillas personalizables que se ajustan a las necesidades de cada cliente o situación legal.
Si antes tardabas 30 minutos o más en crear un contrato simple, ahora puedes generarlo en menos de 2 minutos, sin necesidad de empezar desde cero. Además, en algunos casos, el sistema incluso puede hacernos sugerencias basadas en datos anteriores. Además, la automatización minimiza los errores comunes, como la falta de ciertas cláusulas o la inclusión de información desactualizada.
Automatización de tareas repetitivas
Las tareas repetitivas, como la comprobación de fechas de vencimiento, el seguimiento de las modificaciones de los contratos o el registro de los cambios, también se automatizan con la tecnología adecuada. De esta forma, el equipo queda liberado de las tareas manuales, pudiendo centrarse en aquellas cuestiones legales más complejas.
Por ejemplo, podrás configurar alertas automáticas para recibir una notificación con las fechas de vencimiento de tus contratos o renovaciones, por lo que nunca más se te volverá a pasará un plazo importante.
¿Cómo mejorar la gestión de los procesos legales?
La gestión de los procesos legales abarca desde la preparación de los documentos hasta el seguimiento de su ejecución. De esta forma, además de facilitar el cumplimiento normativo y la transparencia, también se mejora la eficiencia.
Control centralizado y seguimiento
Un sistema de gestión de documentos automatizado permite almacenar, visualizar y supervisar todos tus contratos desde un mismo lugar.
Pudiendo gestionar todos los aspectos de un contrato sin perder de vista ningún detalle importante. Pero además, todas las acciones realizadas sobre el documento quedan registradas, con la posibilidad de consultarlas en cualquier momento.
Firma electrónica y colaboración optimizada
La automatización también incluye la firma electrónica, una herramienta imprescindible para los bufetes de abogados. Y no solo porque permite agilizar el proceso de firma, sino también porque garantiza que el documento sea legalmente válido.
Plataformas como LexDoka ya integran la firma electrónica para que el proceso sea fácil y seguro. Con lo cual, podrás firmar tus contratos desde cualquier dispositivo, sin imprimir documentos y sin necesidad de desplazamientos.
Además, las herramientas de colaboración nos permiten gestionar las revisiones y comentarios en tiempo real e invitar a colegas o clientes a revisar, proponer cambios, aprobar y rechazar documentos, haciendo que las negociaciones resulten mucho más ágiles.
LexDoka: la solución para automatizar los procesos de tu bufete de abogados
Debido a sus numerosas ventajas, la automatización de los procesos legales se ha convertido en una tendencia imparable a lo largo de los últimos años. Cada vez más bufetes de abogados y empresas del sector legal están adoptando tecnologías para mejorar la productividad, reducir costes y cumplir con la normativa.
En este sentido, herramientas como LexDoka son fundamentales para gestionar de manera automatizada todo el ciclo de vida de tus contratos. De esta forma, además de generar contratos rápidamente, también podrás gestionar las negociaciones, realizar firmas electrónicas, estar al tanto de todos los plazos y renovaciones, y almacenar documentos en la nube, todo desde una única plataforma.
