DLM: qué es y para qué sirve

Dentro de cualquier empresa, es fundamental llevar a cabo una buena labor de gestión de los datos para evitar pérdidas, garantizar el cumplimiento normativo y potenciar la eficiencia operativa. Y es que la pérdida de datos de nuestros clientes puede traer consigo multas millonarias y graves daños para la reputación de nuestra empresa.

Por eso, hoy queremos explicarte la importancia del DLM (Data Lifecycle Management), cuáles son sus beneficios, sus fases y cómo puede ayudarte a mejorar la gestión documental de tu empresa de forma eficiente y segura. 

DLM: ¿qué es y para qué sirve?

La gestión del ciclo de vida de los datos (DLM) es una estrategia estructurada para manejar la información desde que se genera hasta que se elimina, siguiendo un conjunto de políticas que buscan garantizar su integridad, seguridad, disponibilidad y cumplimiento normativo.

A diferencia de otros conceptos similares como la ILM (Information Lifecycle Management), el DLM se centra principalmente en los archivos completos, no en los elementos individuales de un archivo. Es decir, analiza cuándo un documento debe almacenarse, archivarse o destruirse en función de su edad, tamaño o uso, mientras que la ILM se ocupa del contenido dentro del documento.

• Previene pérdidas de información críticas.
• Protege datos sensibles frente a posibles amenazas.
• Reduce costes de almacenamiento.
• Optimiza el acceso a los datos relevantes.
• Garantiza el cumplimiento de leyes como el RGPD.
• Mejora la toma de decisiones mediante datos confiables.

Con lo cual, podríamos decir que se trata de una filosofía de gestión inteligente de los datos, siendo especialmente útil cuando hablamos de automatización de procesos legales y contractuales.

Beneficios de la gestión del ciclo de vida de los datos

Implementar una estrategia de DLM no solo mejora la gestión documental, sino que impacta directamente en los resultados del negocio. Aquí te contamos los beneficios clave:

Seguridad mejorada

Cada fase del ciclo de vida ofrece mecanismos para proteger los datos de accesos no autorizados o pérdidas accidentales, incluyendo el cifrado, la autenticación, las copias de seguridad y los controles de acceso.

Reducción de costes

Gracias al DLM, los datos inactivos pueden trasladarse a sistemas de almacenamiento más económicos (como el almacenamiento en frío), liberando espacio y reduciendo gastos operativos.

Mejora de procesos internos

La calidad de los datos puede agilizar y mejorar considerablemente la toma de decisiones. Por eso, contar con datos limpios, actualizados y bien organizados permite que los departamentos legales, de marketing o finanzas puedan trabajar de manera más eficiente. 

Cumplimiento normativo

¿Sabías que una mala gestión de la retención documental puede conllevar multas de hasta 20 millones de euros bajo el RGPD? En este sentido, el DLM facilita el control de los periodos de retención de datos, la trazabilidad y la destrucción segura de documentos, pudiendo complementarse con un sistema de gestión documental (DMS) que asegure la organización legal adecuada.

Escalabilidad y automatización

Una buena gestión del ciclo de vida se apoya en soluciones tecnológicas que permiten automatizar las tareas más repetitivas y mantener el control incluso cuando el volumen de datos se multiplica.

Fases de la gestión de vida de los datos

La gestión del ciclo de vida de los datos puede dividirse fundamentalmente en cinco fases. 

Fase 1: Creación o adquisición de datos

Es el momento en el que se crean los datos: una encuesta completada, un formulario web enviado, una compra online, un contrato, etc. Si la información recopilada es imprecisa o innecesaria, el resto del proceso estará contaminado desde el inicio.

Fase 2: Almacenamiento y protección

Los datos deben clasificarse y almacenarse de forma segura, en función de su estructura y sensibilidad. Podemos usar:

• Bases de datos SQL para datos estructurados.
• Almacenamientos en nube para documentos PDF o Word.
• Redundancias (backups) para evitar pérdidas por errores humanos o malware.

Pero también son fundamentales las políticas de cifrado y control de accesos, clave para cumplir con el RGPD y garantizar la protección en entornos de gestión documental en la nube.

Fase 3: Acceso y uso

Los datos están disponibles para análisis, informes, visualizaciones o toma de decisiones. Se definen los permisos de acceso, los usuarios autorizados y los usos permitidos.

Fase 4: Archivado

Cuando los datos ya no son útiles para el trabajo diario pero deben conservarse (por razones legales o de auditoría), pasan a un estado de archivo. Un paso fundamental para liberar almacenamiento activo sin perder trazabilidad.

Fase 5: Eliminación segura

Cuando los datos superan su periodo de retención o dejan de tener valor, deben ser destruidos de forma que no puedan recuperarse, ya sea a través del borrado seguro, la destrucción física de discos o un software especializado.

Optimiza el ciclo de vida de tus contratos gracias a LexDoka

Entender y aplicar correctamente cada fase del ciclo de vida de los datos nos permite proteger nuestros activos más valiosos, cumplir con la normativa y aprovechar la información para hacer crecer nuestro negocio.

En LexDoka, integramos la filosofía DLM en todo el flujo de trabajo para facilitar los procesos de todas aquellas empresas que necesiten proteger sus datos, especialmente del sector legal, financiero, de recursos humanos o del mundo inmobiliario.

Generación automatizada de contratos

Gracias a nuestras plantillas personalizadas y sistemas de automatización, es posible sistematizar todo el proceso para simplificar y acelerar la creación de los documentos legales, eliminando errores humanos y estandarizando formatos.

• Automatización de tareas repetitivas.
• Reducción de tiempos operativos.
• Ahorro directo en costes administrativos.

Negociación inteligente y colaborativa

LexDoka te ofrece una herramienta de negociación guiada que permite a todas las partes revisar, comentar y aprobar cambios, incluso sin tener cuenta en la plataforma.

• Sistema de votación y registro de cambios.
• Historial completo de acciones.
• Colaboración en tiempo real.

Firma electrónica integrada

Firma rápida, legalmente válida y sin complicaciones. Desde cualquier dispositivo, en segundos.

• Diferentes métodos de firma.
• Envío de recordatorios automáticos.

Repositorio y gestión documental centralizada

Todos los contratos en un mismo lugar, con categorización avanzada, búsquedas inteligentes y alertas automáticas.

• Almacenamiento seguro en la nube.
• Visualización y seguimiento de documentos.
• Notificaciones de renovaciones y vencimientos.

Análisis legal con reporting personalizado

Con LexDoka puedes analizar toda tu base legal a través de su solución de análisis y reporting, que incluye dashboards, informes automatizados y búsquedas semánticas.

• Detección de tendencias.
• Exportación de informes.
• Apoyo a la toma de decisiones legales.

¡Descubre LexDoka hoy mismo y empieza a digitalizar tu empresa desde ya!